Sistema di prenotazione online e gestione delle sedi per eventi

Abbiamo bisogno di un sistema di prenotazione e gestione online per le nostre sedi. Affittiamo diverse sale e teniamo traccia utilizzando un pianificatore giornaliero cartaceo e un foglio di calcolo. Abbiamo bisogno di un servizio che mostri l'occupazione in tempo reale per ogni sala, consenta ai clienti di selezionare una data e un orario e prevenga automaticamente le doppie prenotazioni. Il calendario dovrebbe mostrare chiaramente quali sale sono disponibili, prenotate o confermate in modo che i manager non debbano controllare manualmente.

Il sistema deve anche generare proposte commerciali e trasformarle in ordini confermati. I clienti possono aggiungere servizi aggiuntivi — catering, audio e luci, mobili, decorazioni — e vedere immediatamente come cambia il costo. Dopo l'approvazione, la piattaforma dovrebbe accettare un deposito, compilare un contratto da un modello e memorizzare la copia firmata nella scheda di prenotazione. I promemoria sul pagamento residuo e sulla data dell'evento dovrebbero essere inviati automaticamente.

Infine, abbiamo bisogno di un pianificatore di preparazione: layout delle sale, posti a sedere per gli ospiti, cronologia dell'evento e una lista di controllo per il personale. Tutte le informazioni per una prenotazione — corrispondenza, file, pagamenti, servizi aggiuntivi — dovrebbero essere memorizzate in un unico posto. Si prega di fornire un'interfaccia user-friendly con una versione mobile e un chiaro pannello di amministrazione per il team.