Verträge mit ausländischen Kunden: Was Freelancer prüfen sollten

Welche Vertragsbedingungen sollten Freelancer prüfen, bevor sie einen Auftrag von einem ausländischen Kunden annehmen?

Ein ausländischer Kunde kann gut zu Ihnen passen, doch bei einem grenzüberschreitenden Vertrag geht es um mehr als nur Honorar und Liefertermin. Die Rechtsform des Kunden, der Zahlungsweg, das anwendbare Recht und die Arbeitszeiten können sich von Ihren unterscheiden. Wenn Sie einen Vertrag mit ausländischem Kunden prüfen, lesen Sie die Vereinbarung vor der Unterschrift als konkreten Plan dafür, was geschieht, wenn eine Änderung freigegeben werden muss, eine Rechnung verspätet bezahlt wird oder ein Projekt vorzeitig endet.

Wenn Sie sich fragen, welche Vertragsbedingungen Sie als Freelancer prüfen sollten, bevor Sie einen Auftrag von einem ausländischen Kunden annehmen, beginnen Sie mit den folgenden Punkten. Diese Vertragsbedingungen für Freelancer im Ausland helfen Ihnen, Risiken frühzeitig zu erkennen. Eine kurze schriftliche Klarstellung kann jetzt einen langen Streit später verhindern.

1. Prüfen Sie, wer Vertragspartner ist und wer die Arbeit freigeben darf

Prüfen Sie den im Vertrag genannten offiziellen Namen und verlassen Sie sich nicht nur auf den Markennamen auf der Website des Kunden. Ein Projekt wird vielleicht mit einem Marketingteam in den USA besprochen, aber von einem Unternehmen bezahlt, das anderswo eingetragen ist. Im Vertrag sollte die für die Zahlung verantwortliche juristische Person genannt und eine Anschrift oder ein anderes eindeutiges Identifikationsmerkmal angegeben werden.

Klären Sie auch, wer Entscheidungen treffen darf. Benennen Sie die Person, die zur Freigabe von Arbeitsergebnissen, zur Abnahme von Meilensteinen und zur Anforderung von Änderungen befugt ist. Wenn ein Projektmanager Feedback gibt, aber der Finanzkontakt die Zahlung veranlasst, halten Sie beide Zuständigkeiten fest. Andernfalls könnten Sie die Arbeit fertigstellen und anschließend erfahren, dass die Person, die sie freigegeben hat, dazu gar nicht befugt war.

Bitten Sie den Kunden zum Beispiel um eine Bestätigung per E-Mail: „Maya Chen gibt die Design-Meilensteine frei; Northstar Labs Ltd. ist Vertragspartner und zahlendes Unternehmen.“ Bewahren Sie diese Bestätigung zusammen mit dem unterschriebenen Vertrag auf. Ändert sich der Zahlungspflichtige, bitten Sie um eine Vertragsänderung, statt sich auf eine informelle Nachricht zu verlassen.

2. Gestalten Sie Leistungsumfang und Änderungsprozess so, dass sie über Zeitzonen hinweg funktionieren

Führen Sie die zu erbringenden Leistungen so auf, dass beide Seiten sie überprüfen können. „Website erstellen“ ist zu vage; „fünf responsive Seitenvorlagen und ein Kontaktformular liefern“ gibt dem Kunden eine klare Grundlage für die Prüfung. Geben Sie Dateiformate, Integrationen und ausdrücklich ausgeschlossene Arbeiten an.

Legen Sie Meilensteine und Feedbackfristen fest, die den Zeitunterschied berücksichtigen. Wenn Sie in Lissabon arbeiten und der Kunde in Singapur sitzt, sorgt eine vereinbarte Antwortfrist von drei Werktagen dafür, dass das Projekt vorankommt, ohne dass eine Seite nachts Nachrichten überwachen muss. Legen Sie fest, was bei verspätetem Feedback geschieht: Der nächste Meilenstein kann sich beispielsweise um dieselbe Zahl an Werktagen verschieben.

Begrenzen Sie die Zahl der Überarbeitungsrunden, etwa auf zwei gebündelte Feedbackrunden pro Meilenstein. Halten Sie fest, wie neue Anforderungen behandelt werden: Sie erfordern einen schriftlichen Änderungsauftrag, ein angepasstes Honorar oder einen neuen Zeitplan sowie die Freigabe durch die benannte Kontaktperson, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. So lässt sich eine Korrektur von einer zusätzlichen Leistung unterscheiden.

Legen Sie messbare Abnahmekriterien fest. Eine Leistung könnte als abgenommen gelten, wenn sie dem vereinbarten Briefing entspricht und festgelegte Browsertests besteht – nicht erst, wenn der Kunde sich einfach „zufrieden fühlt“. Reagiert der Kunde innerhalb der Prüfungsfrist nicht, kann der Vertrag ein Verfahren vorsehen, um die Freigabe einzuholen und spätere Arbeiten auszusetzen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Schweigen als Abnahme gilt, es sei denn, der Vertrag sagt das ausdrücklich und eindeutig.

3. Prüfen Sie die Zahlungsbedingungen im Hinblick auf Währungen und Überweisungsgebühren

Im Vertrag sollten Rechnungswährung und fälliger Betrag in dieser Währung angegeben sein. Vereinbart der Kunde ein Honorar in US-Dollar, Sie erhalten das Geld aber in Euro, klären Sie, wie die Umrechnung berechnet wird. Eine Klausel kann die Quelle des Wechselkurses und den maßgeblichen Stichtag nennen, etwa den Tag, an dem die Zahlung angewiesen wird. Ohne eine solche Regelung lässt sich womöglich nicht nachvollziehen, ob ein Fehlbetrag auf die Umrechnung oder auf Bankgebühren zurückzuführen ist.

Prüfen Sie auch die Zahlungsfrist. „Zahlung bei Erhalt“ kann für ein internationales Finanzteam unklar sein; „innerhalb von 14 Kalendertagen nach Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung“ gibt beiden Seiten eine eindeutige Frist. Legen Sie fest, ob Sie nach einem Meilenstein, monatlich oder nach der endgültigen Lieferung abrechnen und ob Sie die Arbeit unterbrechen dürfen, solange eine überfällige Rechnung unbezahlt ist.

Klären Sie, wer die Überweisungsgebühren einschließlich der Gebühren von Zwischenbanken übernimmt. Es kann sein, dass der Kunde den vollen Rechnungsbetrag überweist, eine Bank aber vor dem Eingang des Geldes bei Ihnen eine Gebühr abzieht. Im Vertrag kann stehen, dass der Kunde sämtliche Überweisungsgebühren trägt oder dass jede Seite die Gebühren ihrer eigenen Bank übernimmt. Prüfen Sie Zahlungsmethode und Kontodaten vor der ersten Rechnung. Behandeln Sie geänderte Bankverbindungen niemals als Routine, ohne sie über einen vertrauenswürdigen Kanal zu verifizieren. Diese Zahlungsbedingungen bei internationalen Freelancer-Aufträgen sollten möglichst eindeutig festgehalten werden.

Bei größeren Projekten sollten Sie statt einer Zahlung des gesamten Honorars am Ende Teilzahlungen zu Meilensteinen vereinbaren. So könnte der Vertrag Zahlungen bei einem bestätigten Projektstart, einem freigegebenen Prototyp und der endgültigen Lieferung vorsehen. Der genaue Zahlungsplan hängt von der Arbeit ab – entscheidend ist, dass jede Zahlung an einen klaren Auslöser geknüpft ist.

4. Klären Sie Steuerunterlagen und Pflichten zum Steuerabzug

Finden Sie vor der ersten Rechnung heraus, welche Formulare oder Steuerangaben der Kunde benötigt. Im Vertrag kann verlangt werden, dass Sie eine Ansässigkeitsbescheinigung, Angaben zur Unternehmensregistrierung oder ein bestimmtes Lieferantenformular vorlegen. Lassen Sie sich vom Finanzkontakt des Kunden genau bestätigen, welches Dokument bis wann einzureichen ist, statt sensible Informationen an eine nicht verifizierte Adresse zu senden.

Lesen Sie jede Klausel zum Steuerabzug sorgfältig. Darin sollte stehen, ob der Kunde Steuern vom Rechnungsbetrag einbehalten darf, unter welchen Umständen dies möglich ist und welche Nachweise über den Abzug er bereitstellt. Fragen Sie, ob das vereinbarte Honorar als Brutto- oder Nettobetrag nach Abzug etwaiger Steuern zu verstehen ist, denn dadurch ergeben sich unterschiedliche Auszahlungen.

Die Steuerpflichten hängen von den beteiligten Ländern, Ihrer Unternehmensform und der Art der Dienstleistung ab. Gehen Sie nicht davon aus, dass die vom Kunden bevorzugte Vertragsformulierung auch Ihre eigenen Erklärungspflichten regelt. Lassen Sie unklare Bedingungen von einer qualifizierten Steuerberatung prüfen, die mit den betreffenden Rechtsordnungen vertraut ist.

5. Legen Sie anwendbares Recht, Gerichtsstand und Vertragssprache fest

Im Vertrag sollte stehen, welches Recht für ihn gilt und wo ein formeller Streitfall verhandelt würde. Das sind zwei getrennte Fragen: Für die Vereinbarung kann das Recht eines Landes gelten, während Verfahren vor den Gerichten eines anderen Landes stattfinden müssen. Überlegen Sie, ob der Gerichtsstand für Sie praktisch erreichbar ist und ob die voraussichtlichen Verfahrenskosten in einem vernünftigen Verhältnis zum ausstehenden Betrag stehen.

Fragen Sie, ob Streitigkeiten zunächst in einem Fernmeeting, durch Mediation oder über ein anderes vereinbartes Verfahren geklärt werden können. Ein Videogespräch ersetzt keine klaren rechtlichen Bestimmungen, doch ein festgelegter erster Schritt kann beiden Seiten die Möglichkeit geben, einen Streit über eine Rechnung beizulegen, ohne sofort ein Verfahren einzuleiten. Prüfen Sie, ob der Vertrag Fristen dafür vorsieht, Einwände zu einer Rechnung oder Leistung geltend zu machen.

Liegt der Vertrag in zwei Sprachen vor, sollte festgelegt sein, welche Fassung bei Abweichungen maßgeblich ist. Eine übersetzte Klausel zu Eigentumsrechten oder Haftung hat möglicherweise nicht genau dieselbe Bedeutung wie der Originaltext. Können Sie nicht sicher beurteilen, welche Fassung gilt, lassen Sie die Klausel vor der Unterschrift von einer qualifizierten Übersetzerin, einem qualifizierten Übersetzer oder einer Anwältin beziehungsweise einem Anwalt prüfen.

6. Regeln Sie die Übertragung von Nutzungsrechten und die Verwendung im Portfolio

Legen Sie fest, welche Rechte der Kunde erhält und ab wann. Bei Auftragsarbeiten kann der Vertrag das Eigentum übertragen oder eine Lizenz einräumen – das ist nicht dasselbe. Eine praktikable Klausel kann vorsehen, dass die Rechte erst nach vollständiger Zahlung des vereinbarten Honorars übertragen werden. Bis dahin sollte der Vertrag regeln, was der Kunde mit Entwürfen oder Vorschauen tun darf.

Trennen Sie das fertige Arbeitsergebnis von Werkzeugen und Materialien, die Ihnen bereits gehören. Eine Designerin oder ein Designer kann die Rechte an einem fertigen Logo übertragen und zugleich das Eigentum an einer wiederverwendbaren Schriftvorlage oder einem internen Arbeitsablauf behalten. Für darin enthaltene Elemente erhält der Kunde gegebenenfalls eine Nutzungslizenz. Führen Sie Materialien Dritter und etwaige Lizenzbedingungen auf, die sich auf die Nutzung durch den Kunden auswirken.

Die Erlaubnis zur Nutzung im Portfolio sollte gesondert geregelt werden. Sie können darum bitten, die veröffentlichte Arbeit zu zeigen, sobald der Kunde sie selbst öffentlich gemacht hat, und zugleich zusagen, keine vertraulichen Informationen oder unveröffentlichten Kampagnendetails preiszugeben. Benötigt der Kunde eine Sperrfrist bis zur Veröffentlichung, legen Sie fest, wann sie endet. Eine Klausel, die jede spätere Veröffentlichung untersagt, kann für Freelancer wichtig sein, die mit veröffentlichten Arbeiten ihre Erfahrung belegen.

7. Prüfen Sie Regelungen zu Kündigung, Stornierung und nicht bezahlter Arbeit

Prüfen Sie, wie beide Seiten den Vertrag beenden können und welche Kündigungsfrist gilt. Ein Kunde möchte möglicherweise ein Recht zur Kündigung ohne Angabe von Gründen; für Sie kann ein ähnliches Recht erforderlich sein, falls Zahlungen oder die Zusammenarbeit ausbleiben. In jedem Fall sollte geregelt sein, was mit reservierter Arbeitszeit, unfertigen Leistungen und bereits erledigter Arbeit geschieht.

Bei einem Projekt mit drei Meilensteinen sollte feststehen, dass abgeschlossene und freigegebene Meilensteine bezahlt werden müssen, wenn der Kunde vor dem nächsten Meilenstein kündigt. Auch für laufende Arbeiten braucht es eine Bewertungsmethode, etwa eine Vergütung der bis zum Kündigungsdatum dokumentierten Stunden oder einen festgelegten Prozentsatz des laufenden Meilensteins. Eine Klausel, die lediglich „abgeschlossene Arbeiten“ als zahlungspflichtig bezeichnet, lässt bei einer teilweise erledigten Projektphase zu viel Raum für Streit.

Wenn Sie Kapazitäten freihalten, sollten Sie überlegen, ob ab einem festgelegten Startdatum eine Stornogebühr anfällt. Sie sollte an eine konkrete Verpflichtung geknüpft sein, etwa daran, dass Sie dafür andere gebuchte Aufträge abgelehnt haben, und nicht wie eine unbegründete Strafe wirken. Vereinbaren Sie außerdem, wie Kundenmaterialien zurückgegeben und bezahlte Dateien übergeben werden, sobald offene Rechnungen beglichen sind.

8. Prüfen Sie Vertraulichkeit, Datenverarbeitung und grenzüberschreitende Haftung

Prüfen Sie bei Vertraulichkeitsklauseln sowohl den Umfang als auch die Dauer. Sie sollten festlegen, was als vertrauliche Information gilt, wie Sie diese zur Durchführung des Projekts verwenden dürfen und was nach Abschluss der Arbeit damit geschieht. Eine Klausel kann beispielsweise verlangen, dass Sie Dateien des Kunden innerhalb einer festgelegten Frist aus einem freigegebenen Ordner löschen, zugleich aber begrenzte Aufbewahrungsrechte für steuerliche oder rechtliche Zwecke zulassen.

Wenn Sie personenbezogene oder sensible Daten verarbeiten, prüfen Sie, welche konkreten Sicherheitsmaßnahmen der Vertrag verlangt. Dazu können Zugriffsbeschränkungen, zugelassene Speicherorte oder die Pflicht gehören, den Kunden innerhalb einer bestimmten Frist über einen vermuteten Datenschutzvorfall zu informieren. Versprechen Sie keine Schutzmaßnahmen, die Sie nicht umsetzen können. Fragen Sie nach dem verlangten Standard und vergewissern Sie sich vor der Annahme des Auftrags, dass Sie ihn erfüllen können.

Prüfen Sie die Haftungsregelungen genau. Eine unbegrenzte Pflicht, für sämtliche Verluste aufzukommen, kann dazu führen, dass ein Freelancer mit einer Forderung konfrontiert wird, die das Projekthonorar weit übersteigt. Fragen Sie, ob die Haftung auf einen festgelegten Betrag begrenzt und ob die Haftung für mittelbare oder Folgeschäden ausgeschlossen werden kann. Die Haftungsgrenze, Ausnahmen und zwingenden Datenschutzpflichten sollten anhand des anwendbaren Rechts geprüft werden – insbesondere, wenn Kundendaten Ländergrenzen überschreiten.

Prüfen Sie abschließend, wie der Kunde den Vertrag unterzeichnen und aufbewahren möchte. Speichern Sie die unterzeichnete Fassung, genehmigte Änderungen, Rechnungen und Bestätigungen zu Meilensteinen in einem gemeinsamen Projektordner. Ändert sich der Leistungsumfang in einem Videogespräch, halten Sie die Änderung schriftlich fest und lassen Sie sie freigeben, bevor Sie die zusätzliche Arbeit erledigen. So haben beide Seiten ein Datum, eine entscheidungsbefugte Person und eine eindeutige Referenz, falls Monate später Fragen aufkommen.