Umowa z zagranicznym klientem: co sprawdzić?

Jakie warunki umowy freelancer powinien sprawdzić przed przyjęciem zlecenia od klienta z zagranicy?

Współpraca z klientem z zagranicy może się dobrze układać, ale umowa międzynarodowa powinna obejmować więcej niż tylko wynagrodzenie i termin realizacji. Podmiot prawny klienta, sposób płatności, prawo właściwe i godziny pracy mogą się różnić od tych, do których jesteś przyzwyczajony. Zanim podpiszesz umowę, potraktuj ją jak praktyczny plan na wypadek, gdy trzeba będzie zatwierdzić zmianę, faktura się opóźni albo projekt zakończy się przed czasem.

Jeśli zastanawiasz się, umowa z klientem zagranicznym co sprawdzić, zacznij od poniższych kwestii. Warto też porównać je z tym, jakie warunki umowy dla freelancera są najważniejsze przy Twoim rodzaju zlecenia. Krótkie pisemne wyjaśnienie niejasności może oszczędzić długiego sporu w przyszłości.

1. Potwierdź, kto jest stroną umowy i kto może zatwierdzać efekty pracy

Sprawdź nazwę podmiotu prawnego wpisaną do umowy, a nie tylko markę widoczną na stronie klienta. O projekcie możesz rozmawiać z zespołem marketingowym w USA, a płatności może dokonywać spółka zarejestrowana w innym kraju. Umowa powinna wskazywać podmiot odpowiedzialny za zapłatę oraz podawać jego adres lub inne jednoznaczne dane identyfikacyjne.

Ustal też, kto może podejmować decyzje. Wskaż osobę upoważnioną do zatwierdzania rezultatów, odbioru etapów prac i zgłaszania zmian. Jeśli kierownik projektu przekazuje uwagi, a płatności realizuje osoba z działu finansowego, zapisz, jakie role pełnią obie osoby. W przeciwnym razie możesz wykonać pracę, a potem usłyszeć, że osoba, która ją zatwierdziła, nie miała do tego uprawnień.

Możesz na przykład poprosić klienta o potwierdzenie e-mailem: „Maya Chen zatwierdza etapy projektu graficznego, a Northstar Labs Ltd. jest stroną umowy i podmiotem dokonującym płatności”. Dołącz to potwierdzenie do podpisanej umowy. Jeśli zmieni się płatnik, poproś o aneks zamiast polegać na nieformalnej wiadomości.

2. Ustal zakres prac i procedurę wprowadzania zmian z uwzględnieniem różnicy czasu

Opisz rezultaty w sposób, który obie strony będą mogły zweryfikować. „Stworzenie strony internetowej” jest zbyt ogólne, natomiast „przygotowanie pięciu responsywnych szablonów podstron i jednego formularza kontaktowego” daje klientowi konkretne kryteria oceny. Uwzględnij formaty plików, integracje oraz prace wyraźnie wyłączone z zakresu zlecenia.

Ustal etapy i zasady przekazywania uwag, biorąc pod uwagę różnicę czasu. Jeśli pracujesz w Lizbonie, a klient jest w Singapurze, uzgodniony termin odpowiedzi wynoszący trzy dni robocze pozwoli sprawnie prowadzić projekt bez oczekiwania, że którakolwiek ze stron będzie nocą sprawdzać wiadomości. Określ, co się stanie, jeśli uwagi nadejdą z opóźnieniem: na przykład kolejny etap przesunie się o taką samą liczbę dni roboczych.

Ogranicz liczbę rund poprawek, na przykład do dwóch rund zbiorczych uwag na każdy etap. Określ, jak będą obsługiwane nowe prośby: wymagają pisemnego wniosku o zmianę, aktualizacji wynagrodzenia lub harmonogramu oraz zatwierdzenia przez wskazaną osobę przed rozpoczęciem prac. Dzięki temu łatwiej odróżnić poprawkę od nowego rezultatu.

Ustal mierzalne kryteria odbioru. Rezultat może zostać uznany za zaakceptowany, jeśli jest zgodny z uzgodnionym briefem i przechodzi określone testy w przeglądarkach, a nie dopiero wtedy, gdy klient po prostu „jest zadowolony”. Jeśli klient nie odpowie w terminie przeznaczonym na weryfikację, umowa może określać sposób ponowienia prośby o zatwierdzenie i wstrzymania dalszych prac. Nie zakładaj, że brak odpowiedzi oznacza akceptację, chyba że umowa wyraźnie tak stanowi.

3. Sprawdź warunki płatności pod kątem walut i kosztów przelewu

Umowa powinna wskazywać walutę faktury i kwotę należną w tej walucie. Jeśli klient ustala wynagrodzenie w dolarach, ale otrzymujesz środki w euro, wyjaśnij, jak zostanie obliczone przeliczenie. Klauzula może wskazywać źródło kursu walutowego i datę jego zastosowania, na przykład dzień zlecenia płatności. Bez ustalonej metody możesz nie wiedzieć, czy różnica w kwocie wynika z przeliczenia waluty, czy z opłat bankowych.

Sprawdź też termin płatności. „Płatność po otrzymaniu” może być niejasna, gdy w grę wchodzi międzynarodowy dział finansowy, natomiast „w ciągu 14 dni kalendarzowych od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury” daje obu stronom konkretny termin. Określ, czy fakturę wystawiasz po zakończeniu etapu, co miesiąc czy po oddaniu całości prac, a także czy możesz wstrzymać prace, gdy zaległa faktura nie zostanie opłacona.

Ustal, kto pokrywa koszty przelewu, w tym opłaty banków pośredniczących. Klient może wysłać pełną kwotę z faktury, ale bank może potrącić opłatę, zanim pieniądze do Ciebie dotrą. Umowa może stanowić, że klient pokrywa wszystkie koszty przelewu albo że każda ze stron ponosi opłaty własnego banku. Te ustalenia pomagają odpowiedzieć na pytanie, jak zabezpieczyć płatność od zagranicznego klienta. Przed wysłaniem pierwszej faktury sprawdź metodę płatności i dane rachunku. Nigdy nie traktuj zmiany danych bankowych jako zwykłej formalności bez potwierdzenia jej zaufanym kanałem.

W przypadku większych projektów rozważ płatności etapowe zamiast odkładania całego wynagrodzenia do samego końca. Umowa może na przykład uzależniać płatności od podpisania umowy i rozpoczęcia projektu, zatwierdzenia prototypu oraz przekazania finalnych materiałów. Dokładny harmonogram zależy od rodzaju prac, ale każda płatność powinna mieć jasno określony warunek uruchamiający.

4. Ustal kwestie dokumentów podatkowych i obowiązków związanych z potrąceniami

Jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury dowiedz się, jakich formularzy lub informacji podatkowych oczekuje klient. Umowa może wymagać od Ciebie zaświadczenia o rezydencji podatkowej, danych rejestrowych firmy albo konkretnego formularza dostawcy. Potwierdź dokładnie, jakiego dokumentu i w jakim terminie potrzebuje klient, kontaktując się z osobą z działu finansowego. Nie wysyłaj wrażliwych danych na niezweryfikowany adres.

Uważnie przeczytaj wszelkie postanowienia dotyczące potrąceń podatkowych. Powinny określać, czy klient może potrącić podatek z faktury, w jakich okolicznościach oraz jaki dokument potwierdzający potrącenie przekaże. Ustal, czy uzgodnione wynagrodzenie jest kwotą brutto, czy kwotą netto po potrąceniu podatku, ponieważ oznacza to różną wysokość otrzymanej płatności.

Obowiązki podatkowe zależą od krajów, których dotyczy umowa, formy prowadzenia działalności i rodzaju świadczonych usług. Nie zakładaj, że preferowane przez klienta brzmienie umowy rozstrzyga o Twoich obowiązkach podatkowych. Niejasne postanowienia skonsultuj z wykwalifikowanym doradcą podatkowym, który zna przepisy właściwych jurysdykcji.

5. Ustal prawo właściwe, miejsce rozstrzygania sporów i język umowy

Umowa powinna wskazywać prawo, któremu podlega, oraz miejsce rozstrzygania formalnych sporów. To dwie odrębne kwestie: umowa może podlegać prawu jednego kraju, a jednocześnie wymagać prowadzenia postępowania przed sądem w innym kraju. Zastanów się, czy dotarcie na miejsce będzie dla Ciebie wykonalne i czy przewidywany koszt dochodzenia roszczenia nie przewyższy zaległej kwoty.

Zapytaj, czy strony mogą najpierw spróbować rozwiązać spór podczas zdalnego spotkania, mediacji lub w inny uzgodniony sposób. Wideorozmowa nie zastąpi jasnych zapisów prawnych, ale określenie takiego pierwszego kroku może dać obu stronom szansę na rozwiązanie sporu o fakturę bez natychmiastowego wnoszenia pozwu. Sprawdź, czy umowa wyznacza termin na zgłoszenie zastrzeżeń do faktury lub rezultatu prac.

Jeśli umowa jest sporządzona w dwóch językach, określ, która wersja jest wiążąca w razie rozbieżności. Tłumaczenie klauzuli dotyczącej własności lub odpowiedzialności może nie oddawać dokładnie znaczenia oryginału. Jeśli nie potrafisz samodzielnie ocenić wersji rozstrzygającej, przed podpisaniem poproś wykwalifikowanego tłumacza lub prawnika o sprawdzenie klauzuli.

6. Określ przeniesienie praw własności intelektualnej i zgodę na wykorzystanie prac w portfolio

Ustal, jakie prawa otrzyma klient i kiedy je nabędzie. W przypadku prac wykonywanych na zamówienie umowa może przenosić prawa własności albo udzielać licencji, ale te rozwiązania nie są tożsame. Praktyczny zapis może uzależniać skuteczność przeniesienia praw od pełnej zapłaty uzgodnionego wynagrodzenia. Do tego czasu umowa powinna określać, co klient może robić z wersjami roboczymi lub podglądami.

Oddziel finalny rezultat od narzędzi i materiałów, które należały do Ciebie już wcześniej. Projektant może przenieść prawa do gotowego logo, zachowując jednocześnie własność szablonu kroju pisma wielokrotnego użytku lub wewnętrznego procesu pracy. Klient może przy tym otrzymać licencję na wykorzystanie elementów zawartych w projekcie. Wymień materiały należące do osób trzecich oraz warunki licencji, które wpływają na sposób korzystania z nich przez klienta.

Zgoda na wykorzystanie prac w portfolio zasługuje na osobny zapis. Możesz poprosić o zgodę na pokazanie opublikowanej pracy po jej udostępnieniu przez klienta, zobowiązując się jednocześnie do nieujawniania informacji poufnych ani szczegółów kampanii, która nie została jeszcze opublikowana. Jeśli klient wymaga embarga do dnia premiery, określ, kiedy ono wygasa. Zakaz jakiegokolwiek późniejszego prezentowania prac może mieć znaczenie dla freelancera, który pokazuje zrealizowane projekty, by zaprezentować swoje doświadczenie.

7. Sprawdź warunki rozwiązania umowy, anulowania zlecenia i ochrony przed brakiem zapłaty

Sprawdź, w jaki sposób każda ze stron może rozwiązać umowę i z jakim wyprzedzeniem musi o tym poinformować. Klient może chcieć zastrzec sobie prawo do rozwiązania umowy z dowolnego powodu, a Ty możesz potrzebować podobnego prawa, jeśli klient przestanie płacić lub współpracować. Niezależnie od przyjętych ustaleń, umowa powinna wyjaśniać, co stanie się z zarezerwowanym czasem, niedokończonymi rezultatami i pracami już wykonanymi.

Jeśli projekt obejmuje trzy etapy, ustal, że klient nadal musi zapłacić za etapy ukończone i zatwierdzone, nawet jeśli anuluje zlecenie przed rozpoczęciem kolejnego. Trzeba też ustalić sposób wyceny prac w toku, na przykład zapłatę za udokumentowane godziny przepracowane do dnia rozwiązania umowy albo określony procent wynagrodzenia za rozpoczęty etap. Sam zapis „zapłata za wykonaną pracę” może prowadzić do sporu o częściowo ukończony etap.

Jeśli rezerwujesz czas na realizację zlecenia, rozważ wprowadzenie opłaty za anulowanie po określonej dacie rozpoczęcia. Opłata powinna odpowiadać rzeczywistemu zobowiązaniu, na przykład rezygnacji z innych zarezerwowanych zleceń, a nie wyglądać na karę bez uzasadnienia. Ustal też procedurę zwrotu materiałów klienta i przekazania opłaconych plików po uregulowaniu zaległych faktur.

8. Sprawdź poufność, przetwarzanie danych i odpowiedzialność w relacjach transgranicznych

Sprawdź zarówno zakres, jak i czas obowiązywania klauzul poufności. Powinny określać, co uznaje się za informacje poufne, jak możesz z nich korzystać przy realizacji projektu oraz co należy z nimi zrobić po zakończeniu współpracy. Przykładowo klauzula może wymagać usunięcia plików klienta ze wspólnego folderu w określonym terminie, jednocześnie pozwalając zachować ograniczoną dokumentację, jeśli wymagają tego przepisy rachunkowe lub prawne.

Jeśli będziesz przetwarzać dane osobowe lub wrażliwe, sprawdź, jakie konkretne środki bezpieczeństwa nakłada umowa. Mogą to być ograniczenia dostępu, zatwierdzone miejsca przechowywania danych lub obowiązek powiadomienia klienta w określonym terminie od wykrycia podejrzenia naruszenia. Nie obiecuj zabezpieczeń, których nie masz. Zanim przyjmiesz zlecenie, ustal wymagany standard i upewnij się, że możesz go spełnić.

Przyjrzyj się uważnie zapisom o odpowiedzialności. Nieograniczony obowiązek pokrycia wszelkich strat może narazić freelancera na roszczenie znacznie przewyższające wartość zlecenia. Zapytaj, czy odpowiedzialność można ograniczyć do określonej kwoty i czy wyłączone będą szkody pośrednie lub następcze. Limit odpowiedzialności, wyjątki od niego i wszelkie obowiązkowe obowiązki związane z ochroną danych należy ocenić w świetle właściwego prawa, zwłaszcza gdy dane klienta przekraczają granice państw.

Na koniec sprawdź, w jaki sposób klient oczekuje podpisania i przechowywania umowy. Przechowuj podpisaną wersję, zatwierdzone zmiany, faktury i potwierdzenia odbioru etapów w jednym folderze projektu. Jeśli zakres prac zmieni się podczas rozmowy wideo, przed wykonaniem dodatkowych prac wyślij do zatwierdzenia pisemne podsumowanie ustaleń. Taki zapis zawiera datę, wskazuje osobę podejmującą decyzję i stanowi jasny punkt odniesienia, gdy pytania pojawią się kilka miesięcy później.