Potrzebujemy zautomatyzowanego generatora aktów uzgodnień do naszego księgowości

Prowadzimy konta z dziesiątkami kontrahentów, a co miesiąc ktoś z naszego zespołu ręcznie pobiera zapisy płatności i dokumenty dostawy, aby przygotować akt uzgodnień dla każdego partnera. To zajmuje godziny, drobne błędy się zdarzają, a nieporozumienia dotyczące sald ciągną się tygodniami, ponieważ nikt w pełni nie ufa liczbom, dopóki nie zostaną one sprawdzone ręcznie.

Chcemy to zlecić narzędziu roboczem zamiast osobie. System powinien odczytywać płatności i przesyłki bezpośrednio z naszego oprogramowania księgowego za wybrany okres i kontrahenta, porównywać je z tym, co zgłasza druga strona, i generować gotowy dokument, który wyraźnie podkreśla wszelkie rozbieżności, aby obie strony mogły szybko uzgodnić ostateczne saldo. Gotowy akt musi być ułożony w sposób, który oczekują nasi księgowi, podzielony według daty i dokumentu wspierającego, oraz łatwy do eksportu w formacie, którego używa nasz zespół księgowy do archiwizacji.

Jesteśmy otwarci na różne podejścia techniczne, ale wynik musi pasować do naszego istniejącego systemu księgowego, a nie zmieniać sposób, w jaki rejestrujemy transakcje na co dzień. Proszę opisać, jak podeszlibyście do pobierania i dopasowywania danych oraz podzielić się przykładami podobnych narzędzi, które zbudowaliście.

Co jest dla nas najważniejsze:
— poprawne dopasowanie, nawet gdy daty lub kwoty nieznacznie się różnią
— układ dokumentu, który księgowi mogą używać bez dodatkowej edycji
— eksport odpowiedni dla naszego oprogramowania księgowego
— gotowość do naprawy problemów po przekazaniu