Strumento di verifica delle controparti: scheda di registro aperto e avvisi di modifica

Vendiamo attrezzature alle aziende e prima di ogni contratto qualcuno dovrebbe controllare con chi stiamo effettivamente trattando. In questo momento significa che un manager apre una dozzina di schede, copia alcune righe in un quaderno e dimentica il resto. Due volte quest'anno abbiamo firmato con un'azienda il cui direttore era cambiato mesi prima, e nessuno se ne è accorto fino a quando la documentazione è tornata. La verifica esiste, ma vive nella testa di una persona e scompare insieme a quella persona.

Voglio uno script che trasformi questo in un processo di lavoro normale. Cerchi per nome dell'azienda o numero di registrazione e ottieni una scheda della controparte: dettagli di registrazione, direttore attuale, indirizzo registrato, stato e eventuali segni pubblicamente registrati su controversie o debiti. La scheda non dovrebbe essere un'istantanea una tantum. Lo strumento legge nuovamente le fonti secondo un programma, e quando qualcosa cambia — un nuovo direttore, un nuovo indirizzo, un cambio di stato — notifica personalmente il manager responsabile per quella controparte, non un canale condiviso dove le notifiche vanno a morire. Insieme a questo abbiamo bisogno di una cronologia delle verifiche: chi ha guardato, quando e come erano i dati in quel giorno. E un pulsante di esportazione che produce un foglio di riepilogo per il file dell'affare, qualcosa che possiamo allegare al contratto e mostrare a un revisore.

Tre condizioni le dichiarerò subito, perché non accetterò il lavoro senza di esse. Vengono utilizzate solo fonti ufficiali aperte e dati che siamo autorizzati a elaborare — nessun database discutibile e nessun dato trapelato. Il sistema raccoglie informazioni, mentre la decisione sull'affare è presa da una persona che registra le motivazioni. Le informazioni diventano obsolete, quindi il riepilogo stampa sempre la data e la fonte, non solo una conclusione.

Ambito di lavoro:
— scheda della controparte costruita da registri aperti, con ricerca per nome e numero di registrazione;
— controlli programmati che registrano cosa è cambiato: direttore, indirizzo, stato, segni su controversie e debiti;
— notifica al manager responsabile, indicando esattamente cosa è cambiato e quando;
— cronologia delle verifiche: data, chi ha eseguito la verifica e i dati catturati in quel momento;
— esportazione di un foglio di riepilogo per il file dell'affare, con date e un elenco di fonti per voce;
— un registro delle richieste alle fonti e intervalli di richiesta sensati;
— ruoli: manager, capo dipartimento e un osservatore in sola lettura.