एक नॉटरी अपॉइंटमेंट बुकिंग सिस्टम की आवश्यकता है जिसमें लेनदेन के प्रकार के अनुसार दस्तावेज़ चेकलिस्ट हो।

हम एक छोटा नॉटरी कार्यालय चलाते हैं और फोन आधारित शेड्यूलिंग को एक ऑनलाइन अपॉइंटमेंट सिस्टम से बदलना चाहते हैं जो उस नॉटरी कार्रवाई के प्रकार के चारों ओर बनाया गया है जिसकी ग्राहक को आवश्यकता है। अभी हर आगंतुक कॉल करता है या पूछता है कि कौन से दस्तावेज़ लाने हैं, और हमारा सहायक घंटों तक पावर ऑफ अटॉर्नी, संपत्ति सौदों, विरासत मामलों और सहमति फॉर्म के लिए समान सूचियों को दोहराने में बिताता है। हमें किसी ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता है जो एक बुकिंग प्रवाह बना सके जहाँ ग्राहक पहले एक संरचित सूची से लेनदेन का प्रकार चुनता है, तुरंत उस कार्रवाई के लिए आवश्यक दस्तावेज़ों का सटीक सेट देखता है, और केवल तभी स्टाफ के एक विशिष्ट नॉटरी के लिए वास्तविक मुफ्त स्लॉट तक पहुंच प्राप्त करता है।

सिस्टम को प्रत्येक नॉटरी के लिए एक अलग कैलेंडर रखना चाहिए, डबल-बुकिंग को रोकना चाहिए, और स्टाफ को एक सरल प्रशासनिक दृश्य से अपॉइंटमेंट को पुनर्निर्धारित या रद्द करने की अनुमति देनी चाहिए। दस्तावेज़ चेकलिस्ट को बिना कोड को छुए संपादित किया जा सकता है, क्योंकि आवश्यकताएँ बदलती हैं और कभी-कभी हमें विशिष्ट मामलों के लिए क्षेत्रीय भिन्नताएँ या अतिरिक्त धाराएँ चाहिए होती हैं। एक पुष्टि जिसमें चेकलिस्ट और अपॉइंटमेंट विवरण शामिल हों, स्वचालित रूप से उत्पन्न होनी चाहिए ताकि ग्राहक पहले से तैयार होकर आए।

हम समाप्त कार्य से क्या अपेक्षा करते हैं:
— लेनदेन-प्रकार चयनकर्ता जिसमें तुरंत मेल खाने वाली दस्तावेज़ चेकलिस्ट दिखाई दे।
— प्रति-नॉटरी कैलेंडर जिसमें कॉन्फ़िगर करने योग्य कार्य घंटे और बफर समय हो।
— चेकलिस्ट संपादित करने और बिना डेवलपर के अपॉइंटमेंट प्रबंधित करने के लिए प्रशासनिक पैनल।
— बुकिंग और लाने के लिए दस्तावेज़ों का सारांश देने वाली स्वचालित पुष्टि।