Система обліку запасів і розподілу продовольчого банку

Ми ведемо громадський продовольчий банк і досі все тримаємо на папері: журнал надходжень в одній теці, список сімей-отримувачів в іншій, а черга на видачу цього тижня — на маркерній дошці. Так більше не можна. Ми приймаємо пожертви від торгових мереж, фермерів і від приватних зборів; частина продуктів швидкопсувна, частина — консерви та сухі крупи. Ми постійно втрачаємо з поля зору те, що добігає кінця за терміном придатності, і те, що вже видали. Потрібна нормальна веб-система, яка веде приймання, склад із термінами придатності, реєстрацію отримувачів і їхнє право на допомогу, видачу, розклад волонтерів і звіти, яких щокварталу вимагають наші донори та грантодавці.

Приймання пожертв має дозволяти волонтеру внести кожну позицію чи палету: категорію, вагу або кількість штук, джерело, місце зберігання та термін придатності, а система нехай позначає все, у чого термін добігає кінця, щоб ми віддавали це насамперед. Склад має показувати реальний залишок за категоріями та місцями зберігання, попереджати про нестачу базових продуктів — рису, дитячої суміші — і працювати як із ваговим, так і зі штучним товаром. Реєстрація отримувачів і сімей має фіксувати склад родини, контакти, харчові обмеження та правила права на допомогу, щоб одна сім'я не отримала пайок двічі за період, зі швидкою відміткою приходу на місці. Видача та запис мають давати людям забронювати час, персоналу — зібрати набір під розмір родини, і автоматично списувати видане зі складу.

Розклад волонтерів має охоплювати зміни на сортування, фасування та дні видачі, з ролями та простими нагадуваннями. Нарешті, потрібна звітність: скільки кілограмів прийнято та роздано, скільки сімей і людей обслуговано, втрати за терміном і псуванням, розбивки за джерелом і категорією — усе це з вивантаженням для заявок на гранти та засідань правління. Зробіть, будь ласка, чисто й просто, щоб нетехнічні волонтери могли працювати з ноутбука чи планшета.

Головне:
— Приймання з джерелом, вагою або штуками, місцем зберігання та терміном придатності
— Склад із пріоритетом «спершу те, що спливає» та попередженнями про нестачу базових продуктів
— Реєстр отримувачів і сімей із правом на допомогу та захистом від дублів
— Бронювання часу та збирання набору зі списанням зі складу
— Розклад змін волонтерів з ролями та нагадуваннями
— Звіти для донорів із вивантаженням: приймання, видача, втрати