Scambio di dati tra il sito e il sistema contabile

Vendiamo online e teniamo i nostri conti in un sistema contabile separato. L'unico ponte tra i due è attualmente una persona che riscrive ogni ordine a mano: il compratore, le righe, le quantità, gli sconti. Quando quella persona arriva al lotto serale, le cifre delle scorte sul sito sono già una stima. Vendiamo più di quanto è uscito dal magazzino questa mattina e nascondiamo cose che sono tornate sugli scaffali ieri. Voglio che quel ponte sia un programma che funziona su un programma e non dimentica mai un documento.

Quello di cui ho bisogno è uno scambio che funzioni in entrambe le direzioni. Gli ordini lasciano il sito completi — composizione, quantità, prezzi e dettagli del compratore — e diventano documenti con cui possiamo effettivamente lavorare nel sistema contabile. I saldi delle scorte e i prezzi viaggiano dall'altra parte e atterrano sulle schede prodotto. Gli stati di pagamento e spedizione tornano all'ordine, in modo che un cliente che ha pagato possa vederlo e il supporto non debba tenere due finestre aperte per rispondere a una domanda. Gli articoli sono abbinati per numero di articolo, e qualsiasi cosa che non trova un corrispondente deve essere annotata in un elenco piuttosto che saltata silenziosamente.

Tre condizioni non sono in discussione. Lo scambio funziona su un programma e con un controllo di integrità: un pacco sottodimensionato non viene mai applicato in parte, altrimenti i conti si allontanano e poi nessuno può dire in quale giorno è iniziato il drift. Le credenziali per il sistema contabile sono mantenute al di fuori del codice, e né le chiavi né i dati personali dei compratori sono scritti nel registro. E prima di andare live, lo scambio viene provato su una copia del database e riconciliato a mano per un giorno intero, in modo da sapere come appare un risultato corretto prima di iniziare a fidarci di esso.

Cosa mi aspetto che il lavoro copra:
— esportazione di ordini con composizione, quantità, prezzi e dettagli del compratore;
— importazione di saldi delle scorte e prezzi di nuovo sul sito;
— stati di pagamento e spedizione restituiti all'ordine;
— corrispondenza del catalogo per numero di articolo e un elenco visibile di tutto ciò che non è abbinato;
— gestione delle discrepanze: cosa vince, cosa aspetta un umano, cosa viene rifiutato outright;
— un registro di scambio in linguaggio semplice, nominando il documento e il motivo del fallimento;
— ripetizione di un'operazione fallita senza duplicare nulla già accettato;
— un rapporto di fine mese per il contabile: cosa è stato scambiato, cosa è fallito, cosa è ancora aperto.