दान ट्रैकिंग और आवर्ती भुगतान के लिए फ्रीलांसर को कैसे नियुक्त करें

दान ट्रैकिंग और आवर्ती भुगतान के लिए फ्रीलांसर को कैसे नियुक्त करें

दान ट्रैकिंग सरल लगती है जब तक कि पहला आवर्ती भुगतान रविवार की रात को विफल नहीं होता। फिर किसी को दाता को ढूंढना, प्रोसेसर की जांच करना, CRM को अपडेट करना और यह तय करना होता है कि उपहार को फिर से प्रयास करना चाहिए, वापस करना चाहिए, या समीक्षा के लिए चिह्नित करना चाहिए। यही कारण है कि भर्ती का संक्षिप्त विवरण इतना महत्वपूर्ण है।

यदि आप यह पता लगाने की कोशिश कर रहे हैं दान ट्रैकिंग और आवर्ती भुगतानों के लिए एक फ्रीलांसर को कैसे नियुक्त करें, इसे एक संचालन परियोजना के रूप में मानकर शुरू करें, न कि "वेबसाइट को ठीक करना" कार्य के रूप में। इस काम के लिए एक अच्छा फ्रीलांसर पैसे के रिकॉर्ड, दाता के विश्वास और एक ही समय में गंदे अपवादों के साथ काम कर रहा है। एक चूकी हुई मैपिंग का मतलब तीन टूटे हुए रिपोर्ट हो सकते हैं।

1. पुष्टि करें कि आपको कौन सा गैर-लाभकारी कार्यप्रवाह चाहिए

व्यक्ति से नहीं, कार्यप्रवाह से शुरू करें। एक फ्रीलांसर "दान" को अमूर्त में हल नहीं कर सकता, क्योंकि एक गैर-लाभकारी को केवल मासिक आवर्ती भुगतान सेटअप की आवश्यकता हो सकती है, जबकि दूसरे को दान ट्रैकिंग, दाता रिकॉर्ड की सफाई, विफल भुगतान प्रबंधन, और रसीद स्वचालन की आवश्यकता हो सकती है। यह चार अलग-अलग नौकरियां हैं।

एक उपहार के शुरू से अंत तक के सटीक मार्ग को लिखें। उदाहरण के लिए: दाता $25 जमा करता है, भुगतान प्रोसेसर इसे कैप्चर करता है, CRM दाता रिकॉर्ड बनाता या अपडेट करता है, लेखांकन सॉफ़्टवेयर लेनदेन को रिकॉर्ड करता है, और एक रसीद ईमेल की जाती है। फिर अपवाद जोड़ें: एक कार्ड समाप्त हो जाता है, एक दाता ईमेल बदलता है, या एक मासिक प्रतिज्ञा 2 महीने के लिए रुकी हुई है। ये अपवाद भर्ती का निर्णय लेते हैं।

प्रोजेक्ट पोस्ट करने से पहले एक सीधा सवाल पूछें: अभी सबसे बड़ा समस्या क्या है? अगर जवाब है “हम नहीं बता सकते कि कौन से आवर्ती भुगतान विफल हुए,” तो आपको किसी की जरूरत है जो पुनः प्रयास लॉजिक और रिपोर्टिंग को समझता हो। अगर जवाब है “हमारे दाता रिकॉर्ड बिखरे हुए हैं,” तो सफाई महत्त्वपूर्ण है बजाय फैंसी इंटीग्रेशनों के। छोटी बात, बड़ा अंतर।

2. पहले से उपयोग में मौजूद उपकरणों और भुगतान प्रणालियों का मानचित्र बनाएं

हर उस प्रणाली की सूची बनाएं जो दान को छूती है। इसमें दान प्लेटफ़ॉर्म, CRM, भुगतान प्रोसेसर, लेखांकन सॉफ़्टवेयर, ईमेल टूल, और वे स्प्रेडशीट शामिल करें जो अभी भी किसी के डेस्कटॉप पर हैं। हाँ, स्प्रेडशीट भी गिनती में आती है। छिपे हुए मैनुअल चरण वे होते हैं जहाँ दान ट्रैकिंग आमतौर पर टूटती है।

एक फ्रीलांसर केवल सही कार्यप्रवाह को डिज़ाइन कर सकता है यदि वे जानते हैं कि पहले से क्या मौजूद है। यदि आप आवर्ती भुगतानों के लिए Stripe, दाता रिकॉर्ड के लिए Salesforce, लेखांकन के लिए QuickBooks, और ऑफ़लाइन उपहारों के लिए Google Sheet का उपयोग करते हैं, तो फ्रीलांसर को उन टुकड़ों को जोड़ना होगा या यह तय करना होगा कि कौन सा सत्य का स्रोत है। यह वाक्यांश सूखा लगता है, लेकिन यह नियंत्रित करता है कि आपकी टीम संख्याओं पर भरोसा करती है या नहीं।

पहली कॉल से पहले एक साधारण तालिका बनाएं।

वह तालिका फ्रीलांसर को एक मानचित्र देती है। यह यह भी दिखाती है कि काम मुख्य रूप से एकीकरण, सफाई, या दोनों है।

3. अनुपालन, गोपनीयता, और दाता-डेटा आवश्यकताओं को निर्दिष्ट करें

दाता डेटा संवेदनशील है। भुगतान विवरण, पते, दान इतिहास, और प्रमुख दाताओं के बारे में नोट्स सभी जोखिम पैदा कर सकते हैं यदि उन्हें लापरवाही से संभाला जाए। भर्ती से पहले, लिखें कि कौन क्या एक्सेस कर सकता है, डेटा कहाँ संग्रहीत है, और कौन सी जानकारी कभी भी अनुमोदित सिस्टम से बाहर नहीं जानी चाहिए। यदि आपके संगठन के पास नीति भाषा या कानूनी आवश्यकताएँ हैं, तो इसे संलग्न करें।

गोपनीयता की अपेक्षाएँ सजावट नहीं हैं। एक फ्रीलांसर जो दाता रिकॉर्ड को व्यक्तिगत लैपटॉप पर निर्यात करता है, या बिना एन्क्रिप्टेड भुगतान डेटा ईमेल करता है, तेजी से एक वास्तविक समस्या पैदा कर सकता है। यही एक कारण है कि कई टीमें भी पढ़ती हैं एक फ्रीलांसर को सुरक्षित रूप से कैसे भर्ती करें साक्षात्कार शुरू करने से पहले। अतिरिक्त घंटा सफाई से सस्ता है।

एक्सेस सीमाओं के बारे में विशिष्ट रहें। कहें कि क्या फ्रीलांसर पूर्ण कार्ड टोकन, मास्क किए गए कार्ड डेटा, दाता नाम, रिफंड इतिहास, या केवल परीक्षण रिकॉर्ड देख सकता है। कहें कि वे निर्यात कितने समय तक रख सकते हैं। कहें कि भुगतान प्रवाह में किसी भी परिवर्तन को कौन अनुमोदित करता है। ये कोई साइड नोट्स नहीं हैं।

यदि आपके पास क्षेत्रीय गोपनीयता नियम हैं, तो उन्हें सूचीबद्ध करें। यदि दाता सहमति भाषा को माइग्रेशन के दौरान संरक्षित किया जाना चाहिए, तो उसे भी उल्लेख करें। एक फ्रीलांसर एक नियम के चारों ओर काम कर सकता है। एक फ्रीलांसर उस नियम का अनुमान नहीं लगा सकता जिसे आपने कभी नहीं लिखा।

4. तय करें कि आपको वास्तव में किस प्रकार की फ्रीलांसर भूमिका की आवश्यकता है

हर फ्रीलांसर जो भुगतान से जुड़ा है, वह सही विकल्प नहीं है। एक भुगतान एकीकरण विशेषज्ञ तब अच्छा होता है जब मुख्य कार्य एक दान प्लेटफ़ॉर्म को एक प्रोसेसर या CRM से जोड़ना होता है। एक गैर-लाभकारी प्रणाली सलाहकार तब बेहतर होता है जब संगठन को प्रक्रिया डिज़ाइन, रिपोर्टिंग नियम और कई टीमों के बीच सफाई की आवश्यकता होती है। एक डेटाबेस या स्वचालन फ्रीलांसर तब उपयोगी होता है जब काम ज्यादातर रिकॉर्ड को ठीक करने, समन्वय लॉजिक बनाने या मैनुअल चरणों को कम करने का होता है। यदि सेटअप सरल है और उपकरण पहले से ही साफ कनेक्टर्स को उजागर करते हैं, तो एक नो-कोड वर्कफ़्लो बिल्डर पर्याप्त हो सकता है।

काम के आधार पर चुनें, शीर्षक के आधार पर नहीं। यदि आवर्ती भुगतान विफल होते हैं क्योंकि वेबहुक घटनाएँ दाता रिकॉर्ड को अपडेट नहीं कर रही हैं, तो एकीकरण लॉजिक के लिए नियुक्त करें। यदि समस्या यह है कि वित्त और धन जुटाने वाले प्रत्येक अलग-अलग कुल रखते हैं, तो समन्वय और प्रक्रिया डिज़ाइन के लिए नियुक्त करें। यदि समस्या डुप्लिकेट दाता प्रविष्टियों का ढेर है, तो डेटा सफाई का अनुभव केवल भुगतान ज्ञान से अधिक महत्वपूर्ण है।

यहाँ एक व्यावहारिक परीक्षण मदद करता है। अपने आप से पूछें कि क्या फ्रीलांसर को सिस्टम बदलने, सिस्टम कनेक्ट करने या आपके स्टाफ को सिस्टम समझाने की आवश्यकता है। कभी-कभी उत्तर सभी तीन होते हैं। यह दान ट्रैकिंग के लिए सामान्य है।

पतले स्टाफ वाली टीमों के लिए, सही व्यक्ति को मौजूदा टेम्पलेट्स और अन्य विभागों के टेम्पलेट्स के साथ आराम से काम करने की आवश्यकता हो सकती है। एक फ्रीलांसर जिसने डिजाइनरों के लिए फ्रीलांसशैली के हैंडऑफ को संभाला है, वह समझ सकता है कि एक साफ हैंडऑफ उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि एक चतुर निर्माण। अलग क्षेत्र, वही अनुशासन।

5. किनारे के मामलों के साथ एक संक्षिप्त कार्यान्वयन संक्षेप तैयार करें

एक संक्षिप्त विवरण एक अस्पष्ट विवरण से बेहतर होता है। उन दान प्रकारों को शामिल करें जिन्हें आप स्वीकार करते हैं, जैसे एक बार के उपहार, मासिक आवर्ती भुगतान, प्रायोजन, कार्यक्रम दान, या श्रद्धांजलि उपहार। फिर कार्यक्रमों की सूची बनाएं, जैसे मासिक, त्रैमासिक, या वार्षिक। यह एक विवरण बिलिंग लॉजिक और दाता रसीदों को प्रभावित करता है।

सीमांत मामलों को भी संक्षिप्त विवरण में शामिल करें। रिफंड के बाद क्या होता है? जब एक दाता $10 मासिक से $25 मासिक में अपग्रेड करता है, तो मध्य चक्र में क्या होता है? यदि एक भुगतान दो बार विफल होता है तो क्या होना चाहिए? यदि एक दाता उसी दिन रद्द करता है जिस दिन चार्ज चलता है, तो निर्णय कौन लेता है? ये सामान्य प्रश्न हैं, दुर्लभ नहीं।

माइग्रेशन और सफाई कार्य भी जोड़ें। यदि पुराने रिकॉर्ड को मर्ज करने की आवश्यकता है, तो इसे स्पष्ट रूप से बताएं। यदि रसीद नंबरों को सुसंगत रखना आवश्यक है, तो ऐसा कहें। यदि फ्रीलांसर को नामों को सही करते समय ऐतिहासिक दान कुलों को बनाए रखना है, तो संक्षिप्त विवरण में उस बाधा का स्पष्ट उल्लेख होना चाहिए। एक टूटी हुई कुल रिपोर्ट में विश्वास को नष्ट कर सकती है।

संक्षिप्त विवरण को इतना संक्षिप्त रखें कि इसे एक बार में पढ़ा जा सके, लेकिन इतना विशिष्ट कि फ्रीलांसर काम का अनुमान लगा सके। छह सीमांत मामलों के साथ दो पृष्ठों का संक्षिप्त विवरण दस पृष्ठों के दस्तावेज़ से बेहतर है जिसमें कोई वास्तविक निर्णय नहीं है।

6. प्रासंगिक एकीकरण और सफाई अनुभव के लिए उम्मीदवारों की स्क्रीनिंग करें

सही प्रकार के प्रमाण के लिए स्क्रीनिंग करें। दाता प्रणालियों, सदस्यता बिलिंग, भुगतान समन्वय, वेबहुक हैंडलिंग, या स्वचालन लॉजिक के साथ काम के उदाहरणों के लिए पूछें। सामान्य वेब अनुभव पर्याप्त नहीं है। न ही "मैंने एक बार स्ट्राइप का उपयोग किया है।" दान ट्रैकिंग अस्पष्ट कौशल के दावों को दंडित करती है।

उम्मीदवारों से एक वास्तविक परियोजना के बारे में सरल भाषा में बताने के लिए कहें। आप यह सुनना चाहते हैं कि उन्होंने डुप्लिकेट्स को कैसे संभाला, फ़ील्ड को कैसे मैप किया, असफल भुगतान की जांच कैसे की, और लॉन्च के बाद रिकॉर्ड्स के मेल खाने की पुष्टि कैसे की। यदि वे बिना जार्गन के डेटा सुधार प्रक्रिया को समझा नहीं सकते, तो वे दाता संचालन के लिए तैयार नहीं हो सकते।

पूछें कि जब भुगतान और CRM रिकॉर्ड असहमत होते हैं तो उन्होंने क्या किया। यह एकल प्रश्न बहुत कुछ प्रकट करता है। एक मजबूत फ्रीलांसर टाइमस्टैम्प की तुलना, नमूना रिकॉर्ड का परीक्षण, इवेंट लॉग की जांच, और अपवादों का दस्तावेजीकरण करने के बारे में बात करेगा। एक कमजोर व्यक्ति प्रश्न के चारों ओर बात करेगा।

आप एक छोटे से परिदृश्य के लिए भी पूछ सकते हैं। उदाहरण के लिए: “एक दाता के पास दो रिकॉर्ड हैं, एक मासिक चार्ज असफल हो गया, और रसीद पहले ही भेज दी गई। आप पहले क्या जांचते हैं?” उत्तर को सही होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यह क्रम दिखाना चाहिए। यदि वे सीधे कोड पर कूदते हैं, तो यह एक चेतावनी है।

सेटअप के साथ-साथ सफाई के अनुभव की तलाश करें। टीमें अक्सर चमकदार हिस्से के लिए भर्ती करती हैं और भूल जाती हैं कि दाता ट्रैकिंग पहले पुराने रिकॉर्ड को ठीक करने पर निर्भर करती है। एक फ्रीलांसर जिसने काम किया है फ्रीलांसर की समीक्षाएँको पता होना चाहिए कि असली काम विवरण में प्रकट होता है, न कि प्रोफ़ाइल शीर्षक में।

पूछने के लिए अच्छे स्क्रीनिंग प्रश्न

• आपने पहले कौन से भुगतान प्रोसेसर और CRMs से कनेक्ट किया है?
• आपने असफल आवर्ती भुगतानों को कैसे संभाला?
• आपकी प्रक्रिया क्या थी विभिन्न सिस्टमों में दान रिकॉर्ड को मिलाने के लिए?
• क्या आपने डुप्लिकेट दाता प्रविष्टियों या खराब आयात को ठीक किया है?
• आप गैर-तकनीकी कर्मचारियों के लिए स्वचालन का दस्तावेज़ कैसे बनाते हैं?

उत्तर का उपयोग करें यह तय करने के लिए कि क्या फ्रीलांसर आपके सिस्टम के अंदर काम कर सकता है, न कि केवल इसके बारे में बात कर सकता है। यह अंतर दिन 1 और दिन 60 पर महत्वपूर्ण है।

7. परीक्षण, हैंडऑफ़, और निरंतर रखरखाव पर सहमत हों

परीक्षण को शुरू से ही नियुक्ति में लिखा जाना चाहिए। फ्रीलांसर को कम से कम मुख्य आवर्ती भुगतान पथों, दान रिकॉर्ड अपडेट, रसीद प्रवाह, और एक या दो विफलता मामलों की पुष्टि करनी चाहिए। पूछें कि वे असली दाता के पैसे को जोखिम में डाले बिना कैसे परीक्षण करेंगे। वह उत्तर स्पष्ट होना चाहिए।

यह परिभाषित करें कि 'पूर्ण' का क्या अर्थ है। यदि दान प्लेटफ़ॉर्म में एक मासिक आवर्ती भुगतान बनाया गया है, CRM में दिखाई देता है, लेखांकन में पोस्ट होता है, और सही रसीद को ट्रिगर करता है, तो ऐसा कहें। यदि विफल भुगतान को 3 दिनों के बाद फिर से प्रयास करना है, तो उसे भी लिखें। एक फ्रीलांसर एक मानक को बनाए नहीं रख सकता जो कभी नामित नहीं किया गया।

हैंडऑफ़ कार्यान्वयन के रूप में ही महत्वपूर्ण है। दस्तावेज़ की आवश्यकता करें जो डेटा प्रवाह, फ़ील्ड मैपिंग, स्वचालन, और किसी भी मैनुअल चरणों को दिखाता है जिन्हें आपकी टीम को करना जारी रखना होगा। उस स्टाफ के साथ एक संक्षिप्त प्रशिक्षण सत्र के लिए पूछें जो वास्तव में सिस्टम का उपयोग करेगा। लाइव व्याख्या के दस मिनट बाद में 10 घंटे की भ्रम को रोक सकते हैं।

लॉन्च से पहले रखरखाव के बारे में सोचें। यदि किसी को वेबहुक को ठीक करने, आवर्ती भुगतान नियम को अपडेट करने, या फ्रीलांसर के जाने के बाद एक सुलह रिपोर्ट को फिर से चलाने की आवश्यकता है, तो यह कौन करेगा? कुछ संगठन फ्रीलांसर को एक छोटे समर्थन रिटेनर पर रखते हैं। अन्य सब कुछ आंतरिक कर्मचारियों को सौंप देते हैं। यदि इसे पहले से चुना गया है तो दोनों विकल्प ठीक हैं।

एक गैर-लाभकारी संगठन के लिए जिसमें सीमित तकनीकी कर्मचारी हैं, सबसे साफ सेटअप आमतौर पर वह होता है जिसे आपकी टीम फ्रीलांसर के जाने के बाद साधारण अंग्रेजी में समझा सकती है। यही वह मानक है जिसके लिए भुगतान करना चाहिए। सिस्टम को छह महीने बाद भी समझ में आना चाहिए।

यदि आपको खोज शुरू करने के लिए एक स्थान की आवश्यकता है, तो चेक करें फ्रीलांस मार्केटप्लेस पर सभी टैग पृष्ठ और भुगतान, स्वचालन, या गैर-लाभकारी कार्य द्वारा संकीर्ण करें। पहले घंटे के लिए एक व्यापक खोज ठीक है। उसके बाद, विशिष्टता समय बचाती है।