GDPR के तहत फ्रीलांसर को कैसे नियुक्त करें: एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका
फ्रीलांसर को हायर करना आमतौर पर तेज़ होता है। GDPR नहीं।
यदि आपके प्रोजेक्ट में नाम, ईमेल पते, चालान, आईडी, लॉगिन एक्सेस, या भुगतान विवरण शामिल हैं, तो आप पहले से ही व्यक्तिगत डेटा संभाल रहे हैं। इसका मतलब है कि आपको एक प्रक्रिया की आवश्यकता है, न कि एक अनुमान की। अच्छी खबर यह है कि प्रक्रिया सरल हो सकती है, यहां तक कि एक छोटे से टीम के लिए जो एक डिज़ाइनर, एक डेवलपर, या एक अनुवादक को 2-सप्ताह की नौकरी के लिए हायर करती है।
GDPR के तहत फ्रीलांसर को हायर करने के लिए यह गाइड उन बिंदुओं पर चलती है जो वास्तविक प्रोजेक्ट्स में महत्वपूर्ण हैं, न कि सिद्धांत में। आज एक साफ़ ऑनबोर्डिंग कदम बाद में एक गंदे सफाई को बचा सकता है, खासकर जब एक क्लाइंट, एक फ्रीलांसर, और एक सबकॉन्ट्रैक्टर सभी एक ही फ़ोल्डर को छूते हैं।
1. समझें कि GDPR फ्रीलांस हायरिंग पर कब लागू होता है
GDPR तब लागू होता है जब व्यक्तिगत डेटा EU संदर्भ में एकत्र, संग्रहीत, साझा, या संसाधित किया जाता है। एक फ्रीलांसर प्रोजेक्ट इसे आसानी से ट्रिगर करता है। एक साधारण प्रस्ताव ईमेल में पहले से ही एक नाम और संपर्क विवरण होता है। एक हस्ताक्षरित अनुबंध और अधिक जोड़ता है। एक बैंक ट्रांसफर भुगतान जानकारी जोड़ता है। तीन दस्तावेज़, एक कानूनी मुद्दा।
यदि फ्रीलांसर आपके क्लाइंट डेटा, ग्राहक सूचियों, या आंतरिक फ़ाइलों के साथ काम करता है, तो जोखिम बढ़ता है। यहां तक कि एक छोटा मार्केटिंग कार्य भी ग्राहक नामों और अभियान रिकॉर्ड को शामिल कर सकता है। एक व्यक्ति का व्यवसाय अभी भी एक व्यवसाय है, और कानून कर्मचारियों की संख्या का इंतजार नहीं करता।
हायर करने से पहले एक सीधा सवाल पूछें: क्या फ्रीलांसर व्यक्तिगत डेटा देखेगा, रखेगा, या स्थानांतरित करेगा? यदि उत्तर हाँ है, तो हायरिंग को GDPR-संबंधित संबंध के रूप में मानें। यही वह बिंदु है जहां एक आकस्मिक ईमेल श्रृंखला पर्याप्त नहीं रहती।
कुछ टीमें इसे इसलिए चूक जाती हैं क्योंकि कार्य हानिरहित लगता है। एक लोगो ब्रीफ हानिरहित लगता है। एक भुगतान परीक्षण असाइनमेंट भी हानिरहित लगता है। फिर फ्रीलांसर को 120 लोगों के संपर्क पत्र की आवश्यकता होती है, और नियम तेजी से बदलते हैं।
2. उस व्यक्तिगत डेटा की पहचान करें जिसे आप संभालेंगे
प्रोजेक्ट के माध्यम से गुजरने वाले प्रत्येक डेटा आइटम की सूची बनाएं। संपर्क विवरण से शुरू करें: नाम, कार्य ईमेल, फोन नंबर, नौकरी का शीर्षक। फिर अनुबंध, चालान, कर विवरण, भुगतान संदर्भ, पहचान दस्तावेज़, और खाता क्रेडेंशियल्स पर जाएं। प्रत्येक आइटम का एक उद्देश्य है। प्रत्येक आइटम का एक जोखिम भी है।
चालान सामान्य हैं। अनुबंध भी सामान्य हैं। पहचान दस्तावेज़ अधिक जटिल होते हैं। यदि आप केवल इसलिए पासपोर्ट स्कैन का अनुरोध करते हैं क्योंकि "वित्त टीम को यह पसंद है," तो रुकें। पूछें कि क्या उस दस्तावेज़ की वास्तव में नौकरी, भुगतान विधि, या कानूनी जांच के लिए आवश्यकता है। अक्सर, यह नहीं होता।
फ्रीलांसर डेटा में कार्य नमूने, प्रोफ़ाइल लिंक, प्रोजेक्ट टूल से आईपी पते, और चैट ऐप्स में संदेश भी शामिल हो सकते हैं। एक प्रोजेक्ट मैनेजर केवल अनुबंध के बारे में सोच सकता है, लेकिन वास्तविक डेटा ट्रेल व्यापक होता है। एक स्लैक थ्रेड में बिना किसी को नोटिस किए पांच व्यक्तिगत विवरण हो सकते हैं।
प्लेटफ़ॉर्म-साइड रिकॉर्ड का व्यावहारिक दृश्य देखने के लिए, देखें फ्रीलांस मार्केटप्लेस पर सभी टैग। यह आपको अस्पष्ट "प्रोजेक्ट डेटा" के बजाय श्रेणियों में सोचने में मदद कर सकता है।
डेटा प्रकारों को एक संक्षिप्त सूची में लिखें। कई नौकरियों के लिए पांच पंक्तियाँ पर्याप्त हैं। यदि आप डेटा की सूची नहीं बना सकते, तो आप इसे सुरक्षित नहीं रख सकते।
3. अपने संबंध के लिए सही GDPR भूमिका चुनें
पहला भूमिका जो जांचने की है वह नियंत्रक है। यदि आपका व्यवसाय यह तय करता है कि फ्रीलांसर के व्यक्तिगत डेटा का उपयोग क्यों और कैसे किया जाता है, तो आप संभवतः नियंत्रक हैं। यह सामान्य है जब आप अपने स्वयं के खरीद या एचआर प्रक्रिया के माध्यम से एक फ्रीलांसर को नियुक्त करते हैं।
एक प्रोसेसर भूमिका तब प्रकट होती है जब फ्रीलांसर आपके निर्देशों पर व्यक्तिगत डेटा को संसाधित करता है। एक वेबसाइट प्रशासक जो आपकी कंपनी के लिए ग्राहक रिकॉर्ड संभालता है, उस पैटर्न में फिट हो सकता है। उस मामले में, अनुबंध को अतिरिक्त देखभाल की आवश्यकता होती है, क्योंकि फ्रीलांसर केवल एक विक्रेता नहीं है; वे आपके उद्देश्यों के लिए डेटा संभाल रहे हैं।
संयुक्त नियंत्रक स्थितियाँ तब होती हैं जब दोनों पक्ष मिलकर उद्देश्य और साधनों का निर्णय लेते हैं। यह कम सामान्य है, लेकिन यह सह-ब्रांडेड अभियानों, साझा अनुसंधान, या साझा डेटाबेस के साथ साझेदारी परियोजना में प्रकट हो सकता है। दो पक्ष, एक निर्णय सेट, अधिक कागजी कार्रवाई।
अनुमान न लगाएं। निर्णय-निर्माण का मानचित्र बनाएं। कौन उपकरण चुनता है? कौन रखरखाव का निर्णय लेता है? कौन फ्रीलांसर को बताता है कि किस व्यक्ति का डेटा एक्सेस करना है? उत्तर भूमिका की ओर इशारा करते हैं। यदि उत्तर विभाजित हैं, तो भूमिका भी विभाजित हो सकती है।
एक सरल परीक्षण मदद करता है: यदि फ्रीलांसर कार्य चुन सकता है लेकिन उद्देश्य नहीं, तो आपका व्यवसाय आमतौर पर प्रभारी होता है। यदि दोनों पक्ष उद्देश्य तय करते हैं, तो अनुबंध को स्पष्ट रूप से ऐसा कहना चाहिए। अस्पष्टता बाद में भ्रम पैदा करती है, और भ्रम देरी पैदा करता है।
यदि आप एक व्यापक भर्ती चेकलिस्ट चाहते हैं, एक फ्रीलांसर को सुरक्षित रूप से कैसे भर्ती करें एक उपयोगी साथी टुकड़ा है। GDPR केवल सुरक्षा का एक हिस्सा है, लेकिन यह वह हिस्सा है जो अनदेखा करने पर महंगा हो जाता है।
4. सही अनुबंधीय शर्तें लागू करें
एक फ्रीलांस समझौता केवल कीमत और समय सीमा को परिभाषित करने से अधिक होना चाहिए। इसमें डेटा कर्तव्यों का भी उल्लेख होना चाहिए। गोपनीयता शर्तें, सुरक्षा कर्तव्य, डेटा उपयोग सीमाएँ, वापसी की बाध्यताएँ, और विलोपन की बाध्यताएँ जोड़ें। यदि कार्य में व्यक्तिगत डेटा शामिल है, तो अनुबंध को यह बताना चाहिए कि उस डेटा के साथ शुरुआत से अंत तक क्या होगा।
गोपनीयता डेटा सुरक्षा के समान नहीं है, लेकिन दोनों महत्वपूर्ण हैं। एक फ्रीलांसर जो वादा करता है कि वह ग्राहक के रिकॉर्ड को दोस्तों के साथ साझा नहीं करेगा, उसे अभी भी भंडारण, पहुंच, और विलोपन पर निर्देशों की आवश्यकता है। एक वादा सामाजिक है। दूसरा संचालनात्मक है।
एक क्लॉज शामिल करें जो कहता है कि फ्रीलांसर व्यक्तिगत डेटा का उपयोग केवल परियोजना के लिए कर सकता है। घटना रिपोर्टिंग के लिए एक क्लॉज शामिल करें। यदि एक लैपटॉप खो जाता है या एक खाता उल्लंघन होता है, तो फ्रीलांसर को आपको जल्दी सूचित करना चाहिए।
डेटा की वापसी और विलोपन को विशिष्ट होना चाहिए। कहें कि क्या लौटाया जाना चाहिए, किस प्रारूप में, और कब तक। फिर कहें कि क्या विलोपित किया जाना चाहिए। 'हम सब कुछ हटा देंगे' जैसी अस्पष्ट वादा सुनने में अच्छा लगता है लेकिन परीक्षण पर विफल हो जाता है।
सार्वजनिक नियमों और ऑनबोर्डिंग अपेक्षाओं वाले साइटों के लिए, 24freelance.pro साइट के नियम। फ्रीलांस पृष्ठ एक अच्छा अनुस्मारक है कि लिखित शर्तें महत्वपूर्ण हैं। यही विचार आपके अपने अनुबंधों पर भी लागू होता है।
हस्ताक्षर, संस्करण, और तिथियाँ रखें। बिना संस्करण संख्या के अनुबंध एक संशोधन के बाद अनुमान लगाने का खेल बन सकता है। यह एक छोटा प्रशासनिक विवरण है जिसका बड़ा परिणाम होता है।
5. केवल न्यूनतम आवश्यक डेटा एकत्र करें और साझा करें
डेटा न्यूनतमकरण कहना आसान है और इसे नजरअंदाज करना भी। केवल वही साझा करें जो फ्रीलांसर को काम करने के लिए आवश्यक है। यदि एक डिज़ाइनर को एक लोगो ब्रीफ की आवश्यकता है, तो उन्हें पेरोल फ़ाइलों की आवश्यकता नहीं है। यदि एक अनुवादक को स्रोत पाठ की आवश्यकता है, तो उन्हें आपका पूरा सीआरएम निर्यात नहीं चाहिए। एक कार्य, एक डेटा सेट।
भेजने से पहले पूछें कि क्या प्रत्येक आइटम आवश्यक है। यदि एक कंपनी पंजीकरण संख्या से काम चल सकता है, तो एक आईडी दस्तावेज़ एकत्र न करें। जब 20 रिकॉर्ड का एक नमूना परीक्षण के लिए पर्याप्त होगा, तो एक पूरा ग्राहक डेटाबेस साझा न करें। छोटे कटौती महत्वपूर्ण हैं।
पहुँच को सीमित करना उसी विचार का हिस्सा है। फ्रीलांसर को केवल उन फ़ोल्डरों, टिकटों या सिस्टमों तक पहुँच दें जिनकी उन्हें आवश्यकता है। काम के अंत में पहुँच हटा दें। यह बुनियादी लगता है क्योंकि यह बुनियादी है।
संवेदनशील जानकारी का सबसे छोटा कार्यशील मात्रा साझा करें। यदि फ्रीलांसर को केवल अंतिम नामों की आवश्यकता है, तो पहले नाम भी न भेजें। यदि उन्हें केवल मास्क किए गए कार्ड संदर्भों की आवश्यकता है, तो पूरा भुगतान इतिहास न भेजें। विवरण आपके इनबॉक्स से बाहर निकलने के बाद तेजी से फैलते हैं।
कुछ टीमें अधिक संग्रहित करती हैं क्योंकि उन्हें बाद में कुछ छूटने का डर होता है। यह आमतौर पर बाद की समस्या पैदा करता है। एक पतला फ़ाइल सेट समझाने में आसान, सुरक्षित रखने में आसान और हटाने में आसान होता है।
6. सुरक्षित कार्य और संचार प्रथाएँ स्थापित करें
सुरक्षित संचार के लिए 10 उपकरणों की आवश्यकता नहीं है। इसे स्पष्ट आदतों की आवश्यकता है। जब संभव हो, परियोजना संदेशों के लिए कंपनी ईमेल का उपयोग करें। यादृच्छिक व्यक्तिगत खातों के माध्यम से संवेदनशील अटैचमेंट भेजने से बचें। यदि फ़ाइल महत्वपूर्ण है, तो चैनल भी महत्वपूर्ण है।
फाइल साझा करने के लिए, नियंत्रित लिंक का उपयोग करें जिनकी समाप्ति तिथियाँ हैं यदि आपका सिस्टम उनका समर्थन करता है। आवश्यक होने पर संवेदनशील आर्काइव को पासवर्ड से सुरक्षित करें, और पासवर्ड को एक अलग चैनल के माध्यम से भेजें। यह छोटा विभाजन जोखिम को कम करता है। यह एक अग्रेषित ईमेल को पूर्ण डेटा हस्तांतरण बनने से भी रोकता है।
डिवाइस सुरक्षा महत्वपूर्ण है यदि फ्रीलांसर ग्राहक डेटा या आंतरिक फ़ाइलों पर काम करता है। स्क्रीन लॉक, अपडेटेड सॉफ़्टवेयर, और बुनियादी मैलवेयर सुरक्षा के लिए पूछें। यदि प्रोजेक्ट उच्च जोखिम का है, तो केवल सुरक्षित डिवाइस से काम करने की आवश्यकता करें। एक खोया हुआ लैपटॉप कई लोगों को प्रभावित कर सकता है।
सार्वजनिक वाई-फाई, साझा कंप्यूटर, और खुले सहयोग स्थानों के साथ सावधान रहें। एक कैफे से काम करने वाला फ्रीलांसर अभी भी उत्कृष्ट काम कर सकता है। हालांकि, एक साझा मशीन पर खुला लॉगिन सत्र कुछ ही मिनटों में एक प्रोजेक्ट को उजागर कर सकता है। यह नाटकीय नहीं है। यह सामान्य है।
यदि परियोजना में क्लाउड सिस्टम शामिल हैं, तो अपनी पहुँच सेटअप की तुलना उन मूल बातों से करें जो क्लाउड कंप्यूटिंग तकनीक। पहुँच अनुमतियाँ, खाता स्वामित्व, और भंडारण स्थान सभी GDPR प्रबंधन को प्रभावित करते हैं।
यदि एक सुरक्षित पोर्टल उपलब्ध है तो संवेदनशील डेटा को लंबे चैट थ्रेड में न भेजें। चैट अनुस्मारक के लिए ठीक है। चैट रिकॉर्ड के लिए कमजोर है। रिकॉर्ड को उस स्थान पर रखें जहाँ आप बाद में उसे ढूंढ सकें, और जोखिम को उस स्थान पर रखें जहाँ आप उसे नियंत्रित कर सकें।
7. भंडारण, संरक्षण, और हटाने को सही तरीके से संभालें
संरक्षण वह जगह है जहाँ कई फ्रीलांस प्रोजेक्ट भटक जाते हैं। कोई अनुबंध को “बस मामले में” रखता है। कोई अन्य हमेशा के लिए चालान को सहेजता है। कोई फ़ाइलों को तीन फ़ोल्डरों में कॉपी करता है और सबसे पुरानी को भूल जाता है। यह कोई रणनीति नहीं है।
प्रत्येक रिकॉर्ड प्रकार के लिए संरक्षण अवधि निर्धारित करें। अनुबंधों को कार्य फ़ाइलों की तुलना में अधिक समय तक संग्रहित करने की आवश्यकता हो सकती है। चालान को कर या लेखा कारणों से रखा जाना चाहिए। ड्राफ्ट, अस्थायी निर्यात, और परीक्षण फ़ाइलों को आमतौर पर परियोजना समाप्त होने के बाद रखने की कोई आवश्यकता नहीं होती है।
जो आपको चाहिए उसे संग्रहित करें और जो आपको नहीं चाहिए उसे हटा दें। संग्रहण कानूनी और लेखा रिकॉर्ड को उपलब्ध रखता है बिना सक्रिय परियोजना डेटा को संचलन में छोड़े। हटाना वास्तविक हटाना होना चाहिए, न कि “मुझे लगता है कि मैंने इसे अपने डेस्कटॉप से हटा दिया।” क्लाउड फ़ोल्डर, समन्वयित उपकरण, बैकअप, और स्थानीय प्रतियों की जांच करें जहाँ संभव हो।
फ्रीलांसर से काम के अंत में हटाने की पुष्टि करने के लिए कहें। उस पुष्टि को लिखित में रखें। यदि उन्होंने उप-ठेकेदारों का उपयोग किया या साझा उपकरणों का उपयोग किया, तो हटाने का कदम उन रास्तों को भी कवर करना चाहिए। एक भूली हुई प्रति पूरे सफाई को विफल कर सकती है।
यदि आप आंतरिक रूप से फ्रीलांसर फीडबैक बनाए रखते हैं, तो रिकॉर्ड रखने के लिए वही अनुशासन लागू होता है। आप इसके बारे में अधिक पढ़ सकते हैं फ्रीलांसर की समीक्षाएँएक व्यापक रिकॉर्ड आदत के हिस्से के रूप में। नोट्स उपयोगी, संक्षिप्त होने चाहिए, और केवल तब तक रखे जाने चाहिए जब तक वे स्पष्ट उद्देश्य की सेवा करते हैं।
कभी भी परियोजना डेटा को आकस्मिक रूप से न रखें। आकस्मिकता एक कानूनी कारण नहीं है। यह बस एक सफाई समस्या है जो एक समय सीमा की प्रतीक्षा कर रही है।
8. भविष्य के फ्रीलांस हायर के लिए एक सरल GDPR चेकलिस्ट बनाएं
एक चेकलिस्ट एक अच्छे प्रक्रिया को दस दोहराने योग्य प्रक्रियाओं में बदल देती है। ऑनबोर्डिंग से शुरू करें: क्या इस फ्रीलांसर को व्यक्तिगत डेटा की आवश्यकता है, हाँ या नहीं? फिर भूमिका, अनुबंध, न्यूनतम डेटा सेट, पहुंच विधि, और हटाने की योजना की जांच करें। छह चरण अधिकांश छोटे परियोजनाओं को कवर कर सकते हैं।
चेकलिस्ट को इतना संक्षिप्त रखें कि कोई वास्तव में इसका उपयोग कर सके। एक दो-पृष्ठीय फॉर्म काम कर सकता है। एक 20-पृष्ठीय नीति आमतौर पर नहीं कर सकती। लक्ष्य अपने आप में कागजी कार्रवाई नहीं है। लक्ष्य कम गलतियाँ करना है।
डिजाइनरों, डेवलपर्स, लेखकों और सहायक कर्मचारियों के लिए वही चेकलिस्ट का उपयोग करें, फिर एक या दो भूमिका-विशिष्ट जांच जोड़ें। एक डेवलपर को रिपॉ एक्सेस की आवश्यकता हो सकती है। एक लेखक को स्रोत साक्षात्कार की आवश्यकता हो सकती है। एक बुककीपर को चालान और भुगतान इतिहास की आवश्यकता हो सकती है। विभिन्न नौकरियाँ, वही मूल प्रश्न।
चेकलिस्ट को अनुबंध और परियोजना संक्षेप के साथ संग्रहीत करें। इस तरह अगला प्रबंधक देख सकता है कि क्या स्वीकृत किया गया था, क्या साझा किया गया था, और क्या हटाया गया था। गायब दस्तावेज़ बाद में अतिरिक्त काम पैदा करते हैं, विशेष रूप से यदि कोई ग्राहक पूछता है कि किसी विशेष दस्तावेज़ को पहले स्थान पर क्यों एकत्र किया गया।
यदि आप विभिन्न फ्रीलांसर प्रकारों के चारों ओर एक दोहराने योग्य प्रक्रिया बनाना चाहते हैं, डिजाइनरों के लिए फ्रीलांस एक अच्छा उदाहरण है कि कैसे परियोजना सेटअप भूमिका के अनुसार बदलता है, जबकि GDPR के मूल बातें वही रहती हैं।
एक अंतिम व्यावहारिक आदत: हर परियोजना के बाद चेकलिस्ट की समीक्षा करें एक प्रश्न के साथ, “हमने क्या एकत्र किया जो हमें आवश्यकता नहीं थी?” वह एक वाक्य अधिक समस्याओं को पकड़ता है बनाम नीति ड्राफ्ट से भरा एक फ़ोल्डर।
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