एक बहुभाषी समर्थन ज्ञान आधार के लिए फ्रीलांसर को कैसे नियुक्त करें

एक बहुभाषी समर्थन ज्ञान आधार के लिए फ्रीलांसर को कैसे नियुक्त करें

एक बहुभाषी समर्थन ज्ञान आधार कागज पर साफ-सुथरा लगता है। व्यवहार में, यह उत्पाद, समर्थन, विपणन, और कभी-कभी कानूनी मामलों को छूता है। यदि आप काम को अच्छी तरह से करना चाहते हैं, तो आपको किसी को नियुक्त करने से पहले एक प्रक्रिया की आवश्यकता है।

वाक्यांश एक बहुभाषी समर्थन ज्ञान आधार के लिए फ्रीलांसर को कैसे नियुक्त करेंएक साधारण खोज प्रश्न की तरह लगता है, लेकिन उत्तर निर्णयों से शुरू होता है, न कि रिज्यूमे से। भाषा कवरेज के बारे में एक गलत धारणा हफ्तों के पुनः कार्य में बदल सकती है। एक अस्पष्ट संक्षिप्तता भी ऐसा ही कर सकती है।

1. दायरा और लक्ष्य निर्धारित करें

उस काम से शुरू करें जो ज्ञान आधार को करना है। क्या यह टिकटों को कम करने, नए उपयोगकर्ताओं को उत्पाद स्थापित करने में मदद करने, या 3 क्षेत्रों में ग्राहकों का समर्थन करने के लिए है? ये लक्ष्य संरचना, स्वर, और विवरण के स्तर को बदलते हैं।

पहले भाषाओं की सूची बनाएं। यदि आपको लॉन्च के लिए केवल अंग्रेजी, स्पेनिश, और जर्मन की आवश्यकता है, तो ऐसा कहें। यदि फ्रेंच कनाडा को फ्रांस से भिन्न होना चाहिए, तो उसे भी नोट करें। एक फ्रीलांसर यह नहीं अनुमान लगा सकता कि कौन सा बाजार अधिक महत्वपूर्ण है।

फिर उन टीमों का नाम बताएं जो इसका उपयोग करेंगी। समर्थन एजेंटों को त्वरित आंतरिक संदर्भों की आवश्यकता होती है। अंतिम उपयोगकर्ताओं को सरल भाषा की आवश्यकता होती है। उत्पाद प्रबंधक रिलीज नोट्स के लिए एक सत्य का स्रोत चाहते हैं, और यह लेख की संरचना को बहुत व्यावहारिक तरीके से बदलता है।

तकनीकी आवश्यकताएँ दायरे में शामिल होती हैं, भले ही वे सूखी लगें। यदि आपके सहायता डेस्क प्लेटफ़ॉर्म में फ़ील्ड सीमाएँ, लेख टेम्पलेट, या अनुवाद मेमोरी समर्थन है, तो ये विवरण पहले दिन से कार्यप्रवाह को प्रभावित करते हैं। उन्हें अनदेखा करें और परियोजना सामग्री के बजाय सॉफ़्टवेयर से लड़ने लगती है।

सफलता के लिए एक संख्या की भी आवश्यकता होती है। वह संख्या 30 प्रकाशित लेख, 4 भाषाएँ, या पहले बैच के लिए 2-सप्ताह का समय हो सकती है। बिना मापने योग्य लक्ष्य के, “अच्छा” एक चलती हुई लक्ष्य बन जाता है, और फ्रीलांसरों को चलती हुई लक्ष्यों से नफरत होती है, और इसके अच्छे कारण हैं।

2. सही फ्रीलांसर प्रोफ़ाइल की पहचान करें

हर लेखक समर्थन सामग्री को संभाल नहीं सकता। आप किसी ऐसे व्यक्ति की तलाश कर रहे हैं जिसने पहले ज्ञान आधार लेख लिखे हैं, न कि केवल ब्लॉग पोस्ट या लैंडिंग पृष्ठ। समर्थन लेखन अधिक सीधा होता है। इसमें कम अलंकार होते हैं। इसमें कम बहाने भी होते हैं।

बहुभाषी सामग्री के अनुभव की तलाश करें, विशेष रूप से वास्तविक स्थानीयकरण कार्य। एक फ्रीलांसर जिसने अंग्रेजी से स्पेनिश में एक शॉपिंग ऐप FAQ का अनुवाद किया है, जानता है कि “Cancel” एक बटन हो सकता है, न कि एक विनम्र अस्वीकृति। यह विवरण स्टाइलिश गद्य से अधिक महत्वपूर्ण है।

SEO के मूल बातें मदद करती हैं, लेकिन केवल सही मात्रा में। समर्थन सामग्री को साफ शीर्षक, खोज-अनुकूलित शर्तें, और प्रश्न-आधारित शीर्षक की आवश्यकता होती है जो उपयोगकर्ता वास्तव में टाइप करते हैं। एक फ्रीलांसर जो आंतरिक खोज व्यवहार को समझता है, बिना हर पैराग्राफ में कीवर्ड भरने के खोजने की क्षमता में सुधार कर सकता है।

आपके CMS या हेल्प डेस्क प्लेटफ़ॉर्म के साथ परिचितता एक प्लस है। यदि आपकी टीम Zendesk, Intercom, Help Scout, या एक कस्टम सिस्टम में काम करती है, तो फ्रीलांसर को फ़ील्ड संपादित करने, टेम्पलेट का पालन करने, और संस्करण नियंत्रण संभालने में सहज होना चाहिए। यदि नहीं, तो आपको प्रशिक्षण समय के लिए भुगतान करना होगा।

एक व्यापक भर्ती चेकलिस्ट के लिए, आप अपने मानदंडों की तुलना भी कर सकते हैं एक फ्रीलांसर को सुरक्षित रूप से कैसे भर्ती करेंयहाँ सुरक्षा पक्ष महत्वपूर्ण है क्योंकि समर्थन सामग्री अक्सर उत्पाद तर्क, आंतरिक प्रक्रियाएँ, और ग्राहक-सामना करने वाली भाषा शामिल होती है जो लीक नहीं होनी चाहिए।

एक और फ़िल्टर: शब्दावली कार्य के बारे में पूछें। यदि फ्रीलांसर यह नहीं बता सकता कि वह उत्पाद नाम, विशेषता लेबल, या स्थानीय-विशिष्ट वाक्यांशों को कैसे संभालता है, तो जब आपके ज्ञान आधार में 80 लेख और 1 शब्दकोश हो, तो उसे संघर्ष करना पड़ सकता है जिसे सभी ने बनाए रखना भूल गए।

3. एक स्पष्ट नौकरी का संक्षेप लिखें

एक अच्छा संक्षेप पैसे बचाता है। एक अस्पष्ट संक्षेप उसे जलाता है। संक्षेप को संक्षिप्त रखें, लेकिन सतही नहीं।

डिलिवरेबल्स को स्पष्ट शब्दों में बताएं: उदाहरण के लिए, 15 ज्ञान आधार लेख, 3 लक्षित भाषाएँ, और 1 शब्दकोश अपडेट। यदि आपको स्क्रीन कैप्चर की आवश्यकता है, तो बताएं कि उन्हें कौन प्रदान करता है। यदि आपको किसी विशेष प्रारूप में सभी स्रोत फ़ाइलें चाहिए, तो फ्रीलांसर के शुरू करने से पहले यह कहें।

स्वर की टोन का वर्णन करें। समर्थन लेखन आमतौर पर शांत, सीधे भाषा की आवश्यकता होती है। "मित्रवत" अभी भी सटीक का मतलब हो सकता है। "पेशेवर" अभी भी मानव का मतलब हो सकता है। एक या दो नमूना लेख दें और समझाएं कि फ्रीलांसर को क्या कॉपी करना चाहिए: संरचना, टोन, या शब्दावली अनुशासन।

स्रोत सामग्री को स्पष्ट रूप से सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। शायद फ्रीलांसर को उत्पाद दस्तावेज़, समर्थन टिकट निर्यात, रिलीज नोट्स, या रिकॉर्डेड डेमो मिलते हैं। शायद उन्हें प्रति सप्ताह 30 मिनट के लिए एक विषय-विशेषज्ञ भी मिलता है। प्रत्येक स्रोत का नाम बताएं, क्योंकि अनुमान लगाना समय बर्बाद करता है और असंगत लेख बनाता है।

बैच में अपेक्षित टर्नअराउंड सेट करें। एक फ्रीलांसर आमतौर पर प्रति सप्ताह 5 लेखों या प्रति माह 2 समीक्षा चक्रों की योजना बना सकता है, “जितनी जल्दी हो सके” से बेहतर। उस वाक्यांश ने किसी भी देरी से अधिक कैलेंडर को नष्ट किया है।

समीक्षा प्रक्रिया भी उतनी ही महत्वपूर्ण है। कहें कि ड्राफ्ट की समीक्षा कौन करता है, स्थानीयकृत संस्करण को कौन मंजूरी देता है, और अंतिम स्वीकृति किसके पास है। यदि आपकी कानूनी टीम को वारंटी भाषा को मंजूरी देनी है, तो उस चरण को अब शामिल करें, पहले ड्राफ्ट के पहले से ही अनुवादित होने के बाद नहीं।

अंतिम फ़ाइलों का स्वामित्व भी स्पष्ट होना चाहिए। एक साधारण पंक्ति बाद में भ्रम को रोक सकती है: कंपनी अंतिम डिलीवरबल्स, स्रोत दस्तावेज़, और भुगतान के बाद शब्दकोश अपडेट का मालिक है। कोई रहस्य नहीं। कोई विवाद नहीं।

4. उम्मीदवारों की स्क्रीनिंग करें और पोर्टफोलियो की समीक्षा करें

पोर्टफोलियो उपयोगी होते हैं, लेकिन केवल तभी जब आप उन्हें ध्यान से पढ़ें। एक पॉलिश किया हुआ नमूना अभी भी कमजोर शब्दावली प्रबंधन को छिपा सकता है। एक समर्थन लेख की तलाश करें जो 5 या 6 चरणों में एक प्रक्रिया को समझाता है बिना मार्केटिंग भाषा में भटकने के।

कई नमूनों में स्थिरता की जांच करें। क्या उम्मीदवार हर बार एक विशेषता के लिए वही शब्द का उपयोग करता है? क्या वे बटन लेबल को बनाए रखते हैं? क्या वे बिना भिन्नताओं को समतल किए एक लेख को दो बाजारों के लिए अनुकूलित कर सकते हैं? ये बहुभाषी समर्थन कार्य में महत्वपूर्ण संकेत हैं।

स्थानीयकरण के प्रमाण के लिए पूछें, केवल अनुवाद के लिए नहीं। यदि उम्मीदवार ने जापान के लिए एक बिलिंग FAQ, ब्राज़ील के लिए एक सेटअप गाइड, या फ्रांस के लिए एक ऑनबोर्डिंग लेख पर काम किया है, तो पूछें कि क्या बदला और क्यों। यदि उन्होंने केवल शब्द बदले हैं लेकिन उदाहरण या संदर्भ नहीं बदले हैं, तो यह एक चेतावनी संकेत है।

शब्दावली प्रबंधन पर अलग से ध्यान देने की आवश्यकता है। एक फ्रीलांसर 4 पृष्ठों में "कार्यस्थान" का तीन अलग-अलग तरीकों से अनुवाद कर सकता है। दूसरा व्यक्ति शब्द को सही तरीके से बनाए रख सकता है और फिर भी प्रत्येक भाषा में व्याकरण को स्वाभाविक रूप से समायोजित कर सकता है। दूसरा व्यक्ति ज्ञान आधार के लिए बेहतर है।

ग्राहक-समर्थन कार्य भी प्रतिष्ठा में निशान छोड़ता है। यदि आप विश्वसनीयता का व्यावहारिक दृष्टिकोण चाहते हैं, तो समीक्षा करें फ्रीलांसर की समीक्षाएँ और समय सीमा, संचार, और संशोधन व्यवहार के बारे में दोहराए गए टिप्पणियों की तलाश करें। एक चमकदार समीक्षा का कोई महत्व नहीं है। पांच लगातार नोट्स का कुछ अर्थ है।

स्क्रीनिंग प्रक्रिया को ठोस रखें। 2 नमूने, 1 कार्यप्रवाह की व्याख्या, और 1 स्थानीयकरण निर्णय का उदाहरण मांगें जो उन्होंने दबाव में लिया। ये संख्या बातचीत को सामान्यताओं से वास्तविक काम में लाने के लिए मजबूर करती हैं।

5. भाषा, प्रक्रिया, और सहयोग की उपयुक्तता का परीक्षण करें

एक छोटा परीक्षण असाइनमेंट आमतौर पर इसके लायक होता है। एक समर्थन लेख के लिए पूछें, दस नहीं। फ्रीलांसर को 1 भाषा में स्रोत सामग्री दें और उनसे इसे दूसरी भाषा या स्थान के लिए अनुकूलित करने के लिए कहें, नौकरी के आधार पर।

अच्छे परीक्षण कार्य केवल व्याकरण नहीं दिखाते। वे निर्णय क्षमता दिखाते हैं। क्या फ्रीलांसर जानता है कि स्क्रीनशॉट कैप्शन को जस का तस रखना है? क्या वे अस्पष्ट स्रोत पाठ को चिह्नित करते हैं बजाय इसके कि वे गायब चरणों का आविष्कार करें? क्या वे लिखने से पहले समझदारी से सवाल पूछते हैं?

साक्षात्कार के प्रश्न व्यावहारिक होने चाहिए। पूछें कि वे अनुवादित न होने वाले त्रुटि संदेश को कैसे संभालेंगे। पूछें कि जब विषय विशेषज्ञ किसी प्रक्रिया पर असहमत होते हैं तो वे क्या करते हैं। पूछें कि वे उस शब्दकोश शब्द का प्रबंधन कैसे करते हैं जिसका लक्ष्य भाषा में कोई सही समकक्ष नहीं है।

संवाद शैली भी महत्वपूर्ण है। एक फ्रीलांसर जो 3 छोटे, स्पष्ट संदेशों में उत्तर देता है, अक्सर उस व्यक्ति की तुलना में काम करना आसान होगा जो एक चतुर पाठ का दीवार भेजता है। आप एक दीर्घकालिक सहयोग के लिए भर्ती कर रहे हैं, न कि एक बार का निबंध।

यदि आपकी टीम विशेषीकृत सामग्री संभाल रही है, तो फ्रीलांसर को विशेषज्ञों के साथ बात करने में सक्षम होना चाहिए बिना खोए। संरचित सहयोग के एक व्यापक उदाहरण के लिए, देखें एक विकी साइट बनाना, जहां साझा दस्तावेज केवल तभी काम करते हैं जब प्रत्येक योगदानकर्ता समान संरचना का सम्मान करता है।

एक व्यावहारिक परीक्षण सरल है: उम्मीदवार को 250-शब्दों के लेख को फिर से लिखने के लिए 24 घंटे दें और 2 अनुवाद विकल्पों को समझाएं। यह एक छोटे पैकेज में गति, स्पष्टता और निर्णय लेने की क्षमता दिखाता है।

6. कार्यप्रवाह, उपकरण और अनुमोदन सेट करें

कार्यप्रवाह पहले ड्राफ्ट से पहले दिखाई देना चाहिए। तय करें कि फ्रीलांसर कहाँ काम करेगा: Google Docs, Notion, एक CMS, या एक सहायता डेस्क उपकरण में। प्रत्येक एक टिप्पणी, संस्करण नियंत्रण और अनुमोदन समय को बदलता है।

स्थानीयकरण के चरणों को क्रम में परिभाषित करें। पहले स्रोत ड्राफ्ट। दूसरे टर्मिनोलॉजी जांच। तीसरे स्थानीयकरण या अनुवाद। चौथे SME द्वारा समीक्षा। पांचवे अंतिम स्वीकृति। एक क्रमबद्ध प्रक्रिया भ्रम को कम करती है, विशेष रूप से जब 2 लोग सोचते हैं कि वे "अंतिम समीक्षक" हैं।

ग्लॉसरी और शैली गाइड वैकल्पिक अतिरिक्त नहीं हैं। ये वह हिस्सा हैं जो एक लेख को "लॉग इन" कहने से रोकता है और दूसरे को "साइन इन" कहने से रोकता है जब आपके उत्पाद UI में केवल एक लेबल होता है। ग्लॉसरी को एक साझा फ़ाइल में रखें और इसे अपडेट करने के लिए एक मालिक नियुक्त करें।

स्वीकृति की जिम्मेदारियों के लिए नाम चाहिए, शीर्षक नहीं। "समर्थन लीड" सुनने में अच्छा लगता है जब तक कि समर्थन लीड छुट्टी पर न हो। कहें कि कौन क्या और कब स्वीकृत करता है। यदि कानूनी केवल बिलिंग पाठ की समीक्षा करता है और सेटअप चरणों की नहीं, तो इसे लिखें। फ्रीलांसर को कभी भी यह अनुमान नहीं लगाना चाहिए कि किसके पास अधिकार है।

आंतरिक लिंक भी कार्यप्रवाह का हिस्सा हो सकते हैं। यदि आपकी टीम के पास पहले से टैग किए गए संसाधन हैं, तो आप टर्मिनोलॉजी को क्रॉस-चेक कर सकते हैं फ्रीलांस मार्केटप्लेस पर सभी टैग संबंधित सामग्री को एक स्थान पर समूहित रखने के लिए। इस प्रकार का लिंक मानचित्र तब मदद करता है जब ज्ञान आधार 10 लेखों से 100 लेखों में बढ़ता है।

उपकरणों को परियोजना के आकार के साथ मेल खाना चाहिए। एक छोटी टीम टिप्पणियों और एक स्प्रेडशीट के साथ ठीक कर सकती है। एक बड़े सेटअप को मुद्दा ट्रैकिंग, एक ग्लॉसरी प्रबंधक, और एक स्पष्ट फ़ाइल नामकरण सम्मेलन की आवश्यकता हो सकती है। सबसे हल्का सिस्टम चुनें जो अभी भी जिम्मेदारी को ट्रैक करता है।

7. अनुबंध, बजट, और समयसीमा पर सहमत हों

कीमत के मॉडल भिन्न होते हैं। कुछ फ्रीलांसर लेख के अनुसार चार्ज करते हैं, कुछ भाषा के अनुसार, और कुछ प्रति घंटे। पूछें कि कौन सा मॉडल ज्ञान आधार के लिए उपयुक्त है। लेख के अनुसार मूल्य निर्धारण तब काम करता है जब दायरा स्थिर हो। प्रति घंटे का मूल्य निर्धारण खोज कार्य, संशोधन, या अव्यवस्थित स्रोत सामग्री के लिए उपयुक्त हो सकता है।

मील के पत्थर आश्चर्य को रोकने में मदद करते हैं। आप पहले 5 लेखों के बाद, भाषा समीक्षा के बाद, और अंतिम डिलीवरी के बाद भुगतान कर सकते हैं। यह संरचना दोनों पक्षों को एक चेकपॉइंट देती है। यह पूर्ण बजट समाप्त होने के बाद समस्याओं का पता लगाने के जोखिम को भी कम करती है।

संशोधन सीमाएँ स्पष्ट रूप से लिखी जानी चाहिए। 1 या 2 राउंड के संशोधन सामान्य हैं, लेकिन "जितने आवश्यक हों" एक अनुबंध की शर्त नहीं है। यदि फ्रीलांसर को SME फीडबैक के बाद संशोधन करने की अपेक्षा की जाती है, तो कहें कि क्या यह एक राउंड के रूप में गिना जाता है या एक अलग राउंड के रूप में।

गोपनीयता महत्वपूर्ण है क्योंकि समर्थन सामग्री अक्सर आंतरिक प्रक्रियाओं, उत्पाद रोडमैप संकेतों, और ग्राहक डेटा उदाहरणों को शामिल करती है। यदि फ्रीलांसर स्क्रीनशॉट या टिकट अंश देखता है, तो अनुबंध में यह कहा जाना चाहिए कि क्या संग्रहीत किया जा सकता है, क्या हटाया जाना चाहिए, और क्या साझा नहीं किया जा सकता।

फाइल स्वामित्व और भुगतान की शर्तें बजट से मेल खानी चाहिए। यदि भुगतान 3 मील के पत्थरों में विभाजित है, तो स्पष्ट करें कि प्रत्येक चरण में कौन सी फाइलें वितरित की जाती हैं और स्वामित्व कब स्थानांतरित होता है। कोई भी भुगतान करने के बाद अंतिम ड्राफ्ट का पीछा करना पसंद नहीं करता।

शैली और स्रोत अनुशासन के लिए, कुछ टीमें भी संदर्भित करती हैं एक पृथ्वी व्यवसाय यह याद दिलाने के लिए कि सामान्य व्यावसायिक नियम अभी भी लागू होते हैं: स्पष्ट शर्तें, स्पष्ट डिलीवर करने योग्य, और समय सीमा के चारों ओर कोई हाथ हिलाना नहीं।

8. फ्रीलांसर को ऑनबोर्ड करें और गुणवत्ता की निगरानी करें

ऑनबोर्डिंग में उत्पाद संदर्भ शामिल होना चाहिए। दिखाएं कि उत्पाद कैसे काम करता है, कौन इसका उपयोग करता है, और कौन से 3 या 4 समर्थन मुद्दे सबसे अधिक बार सामने आते हैं। एक फ्रीलांसर जो उत्पाद को समझता है, वह समस्याओं को हल करने वाले लेख लिख सकता है, न कि एक संग्रहालय गाइड की तरह स्क्रीनशॉट का वर्णन कर सकता है।

दर्शकों के विवरण साझा करें। नए उपयोगकर्ताओं को पावर उपयोगकर्ताओं की तुलना में एक अलग टोन की आवश्यकता होती है। एंटरप्राइज खरीदार औपचारिक शब्दावली की अपेक्षा कर सकते हैं। अंतिम उपयोगकर्ताओं को छोटे चरणों और कम अनुमानों की आवश्यकता हो सकती है। यह भेद हर पैराग्राफ को बदलता है।

फ्रीलांसर को शब्दावली नोट्स दें, केवल शब्दकोश नहीं। समझाएं कि एक शब्द क्यों प्रतिबंधित है, दूसरा क्यों पसंद किया जाता है, और कौन सा UI लेबल अनुवादित नहीं किया जा सकता। वह संदर्भ पहले 10 लेखों के बाद ज्ञान आधार को सुसंगत रखता है।

जल्दी से एक फीडबैक लूप बनाएं। यदि एक ड्राफ्ट लक्ष्य से चूक जाता है, तो स्पष्ट रूप से बताएं कि क्या बदलना है: परिचय को छोटा करें, एक शब्द को बदलें, एक चरण जोड़ें, या एक असमर्थित दावे को हटा दें। “इसे बेहतर बनाएं” जैसे अस्पष्ट फीडबैक एक मृत अंत है।

सरल जांचों के साथ समय के साथ गुणवत्ता को ट्रैक करें। हर बैच में समान 3 चीजों पर ध्यान दें: सटीकता, स्थिरता, और उपयोगकर्ता स्पष्टता। यदि एक लेख 1 दिन में स्वीकृत हो जाता है और दूसरा 5 दिन लेता है क्योंकि स्रोत स्पष्ट नहीं है, तो उस पैटर्न को नोट करें और स्रोत को ठीक करें, केवल शब्दों को नहीं।

सर्वश्रेष्ठ फ्रीलांसर समय के साथ ज्ञान आधार में सुधार करते हैं क्योंकि वे सिस्टम को याद रखते हैं। यह तब ही होता है जब वे उत्पाद संदर्भ, समीक्षा इतिहास, और प्रत्येक शब्दावली चयन के पीछे का कारण देखते हैं, न कि केवल अंतिम पाठ जिसे उन्हें सुधारना है।