फ्रीलांसर को प्रबंधित करने के लिए ट्रेलो का उपयोग कैसे करें

फ्रीलांसर को प्रबंधित करने के लिए ट्रेलो का उपयोग कैसे करें

Trello एक संकीर्ण कार्य के लिए अच्छा काम करता है: एक फ्रीलांसर के काम को कई छोटे डिलीवरबल्स के बीच दृश्य बनाए रखना। यह पूरे प्रोजेक्ट का सूक्ष्म प्रबंधन करने से एक अलग कार्य है। व्यवहार में, बोर्ड ग्राहक और फ्रीलांसर के लिए एक साझा कार्य सतह बन जाता है, जबकि चालान, अनुबंध, और लंबे ईमेल थ्रेड कहीं और रहते हैं।

सर्वश्रेष्ठ सेटअप सरल है। एक बोर्ड, एक फ्रीलांसर, एक कार्य धारा। यदि आपको तीन डिज़ाइनरों का प्रबंधन करना है, तो तीन बोर्ड का उपयोग करें। यदि कार्य संवेदनशील प्रक्रिया नियमों को छूता है, तो 24freelance.pro साइट के नियम। फ्रीलांस पहले कार्ड के बनाए जाने से पहले कार्यक्षेत्र को साफ रखने में मदद कर सकता है।

Trello को उस स्थान के रूप में सोचें जहाँ निर्णय दृश्य बनते हैं। एक संक्षिप्तता एक कार्ड पर आती है, एक ड्राफ्ट चलता है, एक संशोधन का अनुरोध किया जाता है, और अंतिम संस्करण चक्र को पूरा करता है। संक्षिप्त। स्पष्ट। चूकना मुश्किल।

1. फ्रीलांसर कमांड सेंटर के रूप में Trello सेट करें

एक बोर्ड के साथ शुरू करें जिसका नाम फ्रीलांसर के काम के नाम पर हो, न कि आपकी कंपनी के विभाग के नाम पर। “अन्ना के लिए वेबसाइट कॉपी” “मार्केटिंग प्रशासन” से बेहतर है। वह नाम दोनों पक्षों को बताता है कि बोर्ड किसके लिए है, और यह बोर्ड को असंबंधित कार्यों के लिए एक डंपिंग ग्राउंड बनने से रोकता है।

किसी को आमंत्रित करने से पहले तय करें कि Trello क्या ट्रैक करेगा। आमतौर पर इसे कार्य स्थिति, तिथियाँ, कार्य विवरण, और निर्णय बिंदुओं को पकड़ना चाहिए। इसे आपके अनुबंध फ़ोल्डर, आपके बिलिंग सिस्टम, या एक लंबे समय तक चलने वाली चैट को प्रतिस्थापित नहीं करना चाहिए जो एक थ्रेड में छह विषयों को मिलाता है। यदि आप पहले से ही अक्सर बाहरी मदद के साथ काम करते हैं, तो इसके बारे में पढ़ना एक फ्रीलांसर को सुरक्षित रूप से कैसे भर्ती करेंपहली असाइनमेंट आने से पहले आप जिस तरह से अपेक्षाएँ निर्धारित करते हैं, उसे भी तेज कर सकता है।

एक कार्ड का मतलब एक दृश्य कार्य का टुकड़ा होना चाहिए। एक लैंडिंग पृष्ठ का शीर्षक सेट, एक लोगो ड्राफ्ट, एक उत्पाद फोटो रीटच, एक अनुवादित पैराग्राफ। सभी को एक ही कार्ड में नहीं होना चाहिए सिर्फ इसलिए कि वे एक ही फ्रीलांसर से संबंधित हैं। यदि उन्हें अलग से समीक्षा की जा सकती है, तो उन्हें विभाजित करें।

बोर्ड को इतना छोटा रखें कि 20 सेकंड में पढ़ा जा सके। यह कोई शैली की पसंद नहीं है; यह एक कार्य सीमा है। यदि आपको आठ से अधिक सूचियों की आवश्यकता है, तो बोर्ड शायद एक साथ दो काम करने की कोशिश कर रहा है।

2. फ्रीलांसर के वास्तविक कार्यप्रवाह के चारों ओर कार्य बोर्ड बनाएं

कार्य बोर्ड को फ्रीलांसर के वास्तविक मार्ग का पालन करना चाहिए, न कि आपकी इच्छाशक्ति का संस्करण। एक साफ प्रवाह अक्सर इस तरह दिखता है: संक्षिप्त → प्रगति में → समीक्षा के लिए तैयार → पूरा। कई छोटे कार्यों के लिए चार सूचियाँ पर्याप्त हैं, और वे अगला कदम स्पष्ट बनाती हैं बिना किसी से प्रणाली को डिकोड करने के लिए कहे।

ऐसे कार्य बोर्ड का उपयोग करें जो गति दिखाते हैं। यदि कार्य एक संक्षिप्त सूची में शुरू होता है और पूरा होने में समाप्त होता है, तो हर कोई देख सकता है कि यह कहाँ रुका। यह दिन 3 पर महत्वपूर्ण है, केवल दिन 30 पर नहीं। एक सप्ताह तक 'प्रगति में' में बैठा कार्ड एक संकेत है, सजावट नहीं।

लेबल और सूची के नाम सरल रखें। 'कॉपी', 'डिज़ाइन', 'संशोधन', और 'स्वीकृत' पढ़ने में आंतरिक जार्गन की तुलना में आसान हैं। एक फ्रीलांसर को यह समझने के लिए बैठक की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए कि एक कार्य कहाँ संबंधित है।

एक उपयोगी आदत यह है कि प्रत्येक फ्रीलांसर के लिए एक बोर्ड और प्रत्येक बोर्ड के लिए एक कार्यप्रवाह रखें। यदि फ्रीलांसर ब्लॉग छवियों और ईमेल बैनरों दोनों को संभालता है, तो आप अभी भी वही चार सूचियों का उपयोग कर सकते हैं। कार्य बोर्ड पढ़ने योग्य रहते हैं क्योंकि कार्ड शीर्षक विवरण ले जाते हैं, कॉलम नाम नहीं।

एक डिज़ाइन-भारी बोर्ड के लिए, मध्य चरणों में एक अतिरिक्त सूची की आवश्यकता हो सकती है, जैसे “संपत्तियों की प्रतीक्षा में।” यह ठीक है। बस बोर्ड को भूलभुलैया में न बदलें। 12 कॉलम वाला बोर्ड व्यस्त दिखता है; यह प्रबंधित नहीं दिखता।

3. अनुरोधों को कार्ड में बदलें जिन पर फ्रीलांसर कार्य कर सके

हर कार्ड को एक सवाल का जवाब देना चाहिए: फ्रीलांसर को अगला क्या करना चाहिए? यदि शीर्षक कहता है “होमपेज अपडेट करें,” तो कार्ड बहुत अस्पष्ट है। यदि यह कहता है “मोबाइल विज़िटर्स के लिए होमपेज हीरो पैराग्राफ को फिर से लिखें,” तो फ्रीलांसर बिना अनुमान लगाए शुरू कर सकता है।

परिणाम को कार्ड विवरण में लिखें। “न्यूज़लेटर और सोशल पोस्ट के लिए आकार में 3 बैनर विकल्प प्रदान करें” जैसे छोटे कार्ड दिशा और एक समाप्ति रेखा देते हैं। फिर एक नियत तिथि जोड़ें। फिर उस स्रोत फ़ाइल, नमूना लिंक, या ब्रांड नोट को संलग्न करें जो सबसे महत्वपूर्ण है।

बड़े अनुरोधों को विभाजित करने की आवश्यकता होती है। एक उत्पाद लॉन्च पृष्ठ तीन कार्ड में बदल सकता है: शीर्षक ड्राफ्ट, लाभ अनुभाग, और CTA पॉलिश। इससे छोटे जीत मिलते हैं और यह देखना आसान होता है कि काम कहाँ अटका है। यह आपको एक टुकड़ा समीक्षा करने की भी अनुमति देता है बिना बाकी सभी को रोकने के।

एक लंबे कार्ड विवरण में पांच कार्यों को न छिपाएं। एक कार्ड नोटबुक नहीं है। यदि फ्रीलांसर को शुरू करने से पहले तीन बॉक्स चेक करने की आवश्यकता है, तो उन बॉक्स को तीन कार्डों में बदल दें या कम से कम तीन चेकलिस्ट आइटम बनाएं जिन्हें एक-एक करके पूरा किया जा सके।

इसका एक व्यावहारिक पक्ष है। छोटे कार्ड बर्बाद हुए उत्तरों को कम करते हैं। फ्रीलांसर एक केंद्रित प्रश्न पूछ सकता है बजाय इसके कि वह लिखे, “इन चार चीजों में से मुझे पहले क्या करना चाहिए?” इससे दोनों पक्षों के लिए समय की बचत होती है।

4. बैक-एंड फॉरवर्ड को कम करने के लिए लेबल, चेकलिस्ट और ड्यू डेट्स का उपयोग करें

लेबल का एक सरल अर्थ होना चाहिए। प्राथमिकता के लिए एक रंग, प्रकार के लिए एक, यदि आपको वास्तव में इसकी आवश्यकता है तो स्थिति के लिए एक। यदि आपके लेबल कहते हैं “तत्काल,” “संपत्तियों की आवश्यकता है,” और “ग्राहक समीक्षा,” तो फिर सभी को पता है कि एक कार्ड क्यों अलग है। यदि वे कहते हैं “नीला,” “हरा,” और “नारंगी,” तो बोर्ड केवल सजावटी है।

चेकलिस्ट दोहराए जाने वाले उपचरणों के लिए सबसे अच्छा काम करती है। एक ब्लॉग पोस्ट कार्ड में अनुसंधान, रूपरेखा, ड्राफ्ट, संशोधन, और अंतिम हस्तांतरण शामिल हो सकता है। एक डिज़ाइन कार्ड में ड्राफ्ट, आंतरिक पॉलिश, निर्यात, और अपलोड शामिल हो सकता है। फ्रीलांसर काम करते समय आइटम को चेक कर सकता है, और आप बिना प्रगति अपडेट के पूछे देख सकते हैं कि क्या बचा है।

ड्यू डेट्स कार्ड से जुड़ी होनी चाहिए, चैट में दबी नहीं। इस तरह समय सीमा काम के साथ रहती है। यदि तारीख बदलती है, तो कार्ड पर तारीख बदलें और टिप्पणी में बताएं कि क्यों। एक बदलाव, एक रिकॉर्ड।

एक अच्छा नियम यह है कि वास्तविक समय सीमा के लिए नियत तिथियों का उपयोग करें, न कि अपनी आदतों के बारे में अनुस्मारक के लिए। यदि किसी कार्य की समीक्षा गुरुवार को करनी है, तो गुरुवार निर्धारित करें। यदि आप केवल शुक्रवार को इसे देखना चाहते हैं, तो इसे एक टिप्पणी में कहें, न कि नकली तात्कालिकता बनाने के लिए।

दोहराए जाने वाले कार्य के लिए, आप एक कार्ड टेम्पलेट कॉपी कर सकते हैं। यह मासिक ब्लॉग ग्राफिक्स या आवर्ती सामग्री संपादनों में मदद करता है। टेम्पलेट वही चेकलिस्ट और लेबल पैटर्न बनाए रखता है, इसलिए फ्रीलांसर हर बार वही संरचना देखता है और बोर्ड को फिर से सीखने की आवश्यकता नहीं होती।

5. Trello के अंदर एक फीडबैक लूप बनाएं

यही वह जगह है जहाँ Trello अपनी उपयोगिता साबित करता है। सभी फीडबैक के लिए कार्ड पर टिप्पणियों का उपयोग करें, न कि बिखरे हुए डीएम, ईमेल उत्तर, और वॉयस नोट्स जो विभिन्न ऐप्स में गायब हो जाते हैं। जब फ्रीलांसर कार्ड खोलता है, तो संशोधन इतिहास वहीं होता है, और अगली कार्रवाई देखना आसान होता है।

अच्छा फीडबैक उस भाग का नाम देता है जो बदला गया और इसका कारण। “कृपया दूसरे पैराग्राफ को 20 शब्दों से छोटा करें क्योंकि मोबाइल लेआउट टूट जाता है” “इसे तंग करें” से बेहतर है। पहला नोट एक लक्ष्य देता है। दूसरा फ्रीलांसर को अनुमान लगाने पर मजबूर करता है।

यदि संशोधन अनुरोध बड़ा है, तो इसे क्रमांकित टिप्पणियों में विभाजित करें। बिंदु 1 शीर्षक हो सकता है। बिंदु 2 स्वर हो सकता है। बिंदु 3 छवि का आकार हो सकता है। यह प्रारूप फीडबैक को पढ़ने योग्य बनाए रखता है और फ्रीलांसर को क्रम में प्रतिक्रिया देने में मदद करता है, बजाय इसके कि वह एक साथ सब कुछ ठीक करने की कोशिश करे।

एक ही कार्ड में अनुमोदन नोट्स रखें। एक साधारण "प्रकाशन के लिए अनुमोदित" टिप्पणी महत्वपूर्ण है क्योंकि यह फीडबैक चक्र के अंत को चिह्नित करती है। कार्ड केवल तभी पूरा हो सकता है जब वह नोट दिखाई दे। कोई नोट नहीं, कोई समापन नहीं।

यदि आप एक दोहराने योग्य फीडबैक रूटीन चाहते हैं, तो हर बार एक ही पैटर्न का उपयोग करें: ड्राफ्ट प्रस्तुत किया गया, समीक्षा टिप्पणी जोड़ी गई, संशोधन किया गया, अनुमोदन पोस्ट किया गया। यह लय विशेष रूप से उपयोगी होती है जब वही फ्रीलांसर महीने में दस छोटे कार्यों को संभालता है और उसे यह स्पष्ट संकेत चाहिए कि क्या पूरा हुआ है।

एक छोटी चेतावनी: हर छोटी राय को कार्ड में न डालें। यदि फ्रीलांस कार्य को केवल एक बदलाव की आवश्यकता है, तो एक बदलाव लिखें। अंतहीन फीडबैक Trello को शोरगुल बना देता है, और शोर वाले बोर्डों की अनदेखी की जाती है।

6. दृश्यता और हैंडऑफ नियम निर्धारित करें

काम शुरू होने से पहले, तय करें कि कौन बोर्ड देख सकता है और कौन इसे संपादित कर सकता है। एक फ्रीलांसर को आमतौर पर बोर्ड, संबंधित कार्ड और उन कार्डों से जुड़े अटैचमेंट्स तक पहुंच की आवश्यकता होती है। उन्हें केवल एक काम में मदद करने के कारण अप्रासंगिक कंपनी बोर्डों तक पहुंच की आवश्यकता नहीं होती।

कार्ड वॉचर्स तब मदद करते हैं जब दो से अधिक लोग शामिल होते हैं। यदि ग्राहक, एक फ्रीलांसर, और एक संपादक सभी को एक ही कार्य पर अलर्ट की आवश्यकता है, तो स्मृति पर भरोसा करने के बजाय वॉचर्स जोड़ें। एक वॉचर कार्ड पर गतिविधि देखता है और जानता है कि कब हस्तक्षेप करना है।

हैंडऑफ नियम संक्षिप्त होने चाहिए। उदाहरण के लिए: फ्रीलांसर चेकलिस्ट पूरी होने के बाद एक कार्ड को “समीक्षा के लिए तैयार” में स्थानांतरित करता है; ग्राहक स्वीकृति के बाद इसे “पूर्ण” में स्थानांतरित करता है। यह एक नियम उस अजीब स्थिति को रोकता है जहां दोनों पक्ष मानते हैं कि दूसरे व्यक्ति ने लूप बंद कर दिया है।

कभी-कभी फ्रीलांसर को कार्ड को स्थानांतरित करने से पहले पूछना चाहिए। यह आमतौर पर तब होता है जब कोई कार्य गायब संपत्तियों, देर से निर्णय, या दायरे में बदलाव पर निर्भर करता है। यदि कार्ड अवरुद्ध है, तो कार्ड को ऐसा कहना चाहिए। “लोगो फ़ाइल का इंतज़ार” पर्याप्त है। आपको भाषण की आवश्यकता नहीं है।

यदि बोर्ड पर कई दर्शक हैं, तो निर्णयों को कार्ड थ्रेड के अंदर रखें। एक कार्ड, एक निर्णय ट्रेल। यह इतिहास को पढ़ने में आसान बनाता है जब कोई 2-दिन की छुट्टी के बाद लौटता है और जानना चाहता है कि कार्य क्यों रुका।

7. एक निश्चित लय पर बोर्ड की समीक्षा करें और इसे परिष्कृत करें

कई फ्रीलांसरों के लिए एक साप्ताहिक चेक-इन पर्याप्त है। जब कार्य छोटे होते हैं और समय सीमा निकट होती है, तो सप्ताह में दो बार बेहतर काम करता है। पहले लय चुनें, फिर उसे बनाए रखें। बोर्ड केवल तभी मदद करेगा जब कोई जानबूझकर इसे देखे।

समीक्षा के दौरान, चार चीजों के लिए स्कैन करें: ओवरड्यू कार्ड, अवरुद्ध कार्ड, फीडबैक की प्रतीक्षा कर रहे कार्ड, और जिन कार्डों में नियत तिथियाँ गायब हैं। ये चार चेक 10 मिनट से कम समय में अधिकांश समस्याओं को पकड़ लेते हैं। यदि कोई कार्ड फंसा हुआ है, तो टिप्पणी में बताएं कि क्यों और तुरंत अगले कदम को असाइन करें।

समीक्षा का उपयोग कार्य बोर्ड को समायोजित करने के लिए करें, न कि उन्हें पूरी तरह से फिर से बनाने के लिए। यदि कोई सूची हमेशा खाली है, तो उसे हटा दें। यदि कार्ड समीक्षा से पहले अटकते रहते हैं, तो एक स्पष्ट लेबल या चेकलिस्ट चरण जोड़ें। छोटे बदलाव पर्याप्त हैं। बड़े पुनः डिज़ाइन का मतलब आमतौर पर यह होता है कि बोर्ड का उपयोग पर्याप्त समय तक नहीं किया गया।

कुछ चक्रों के बाद, उस पैटर्न की तलाश करें जिसने काम को सबसे अधिक धीमा किया। शायद फ्रीलांसर को स्पष्ट ब्रीफ की आवश्यकता थी। शायद समीक्षा चरण में हमेशा 2 अतिरिक्त दिन लगते थे। शायद एक लेबल तीन अलग-अलग अर्थों के लिए उपयोग किया गया था। पहले दोहराए गए समस्या को ठीक करें। फिर बोर्ड समय के साथ एक फ्रीलांसर को प्रबंधित करने के लिए उपयोगी बना रहता है।

यदि आप फिर से उसी फ्रीलांसर के साथ काम करते हैं, तो उपयोगी भागों को बनाए रखें और शोर को हटा दें। सबसे अच्छा Trello बोर्ड सबसे विस्तृत नहीं है; यह वह है जो 5वें कार्य और 50वें पर भी समझ में आता है।