फ्रीलांसर को प्रबंधित करने के लिए स्लैक का उपयोग कैसे करें

फ्रीलांसर को प्रबंधित करने के लिए स्लैक का उपयोग कैसे करें

Slack एक क्लाइंट और एक फ्रीलांसर को एक ही पृष्ठ पर रहने में मदद कर सकता है बिना ईमेल को एक स्कैवेंजर शिकार में बदलने के। एक कार्यक्षेत्र, कुछ चैनल, और अपडेट के लिए एक स्पष्ट आदत एक लंबे धागे को बिखरे हुए संदेशों के स्थान पर रख सकती है। यही असली बात है। यदि आपने कभी एक भीड़भाड़ वाले इनबॉक्स में एक संक्षिप्तता खो दी है, तो एक बार जब आप सावधानी से Slack सेट करते हैं, तो समाधान स्पष्ट लगता है।

प्रोजेक्ट के लिए एक कार्यक्षेत्र से शुरू करें, भले ही आप केवल एक फ्रीलांसर के साथ काम कर रहे हों। इसे एक साधारण नाम दें जो काम या क्लाइंट खाते से मेल खाता हो, फिर प्रत्येक काम के लिए एक चैनल बनाएं: उदाहरण के लिए, घोषणाओं के लिए एक सामान्य चैनल, कार्यों के लिए एक, और फ़ाइलों के लिए एक। संरचना को सरल रखें, क्योंकि एक फ्रीलांसर को एक प्रश्न का उत्तर देने के लिए छह कमरे की आवश्यकता नहीं है। व्यापक प्लेटफ़ॉर्म संदर्भ के लिए, फ्रीलांस मार्केटप्लेस पर सभी टैग पृष्ठ आपको यह देखने में मदद कर सकता है कि विभिन्न फ्रीलांस विषय साइट पर कैसे समूहित हैं।

एक छोटी टीम भी उसी नियम से लाभान्वित होती है। साझा अपडेट के लिए एक सार्वजनिक चैनल का उपयोग करें और संवेदनशील नोट्स, जैसे भुगतान विवरण या निजी पहुंच के लिए सीधे संदेशों का उपयोग करें। फ्रीलांसर को पता होना चाहिए कि ड्राफ्ट कहां पोस्ट करना है, स्वीकृति के लिए कहां पूछना है, और दैनिक अपडेट कहां छोड़ना है। यह बुनियादी लगता है, लेकिन बुनियादी वह है जो एक प्रोजेक्ट को भटकने से रोकता है।

चैनलों को उद्देश्य के साथ नाम दें। “#project-brief,” “#daily-check-in,” और “#final-approval” 2 दिनों के बाद कोई भी याद नहीं रखता है, ऐसे चतुर नामों से बेहतर हैं। एक फ्रीलांसर उस संरचना को आसानी से प्रबंधित कर सकता है। 3 की एक टीम भी कर सकती है।

Slack में फ्रीलांसर का कार्यप्रवाह परिभाषित करें

काम शुरू होने से पहले, स्लैक के अंदर कार्यप्रवाह लिखें और इसे दृश्यमान रखें। मुख्य चैनल में एक पिन की गई संदेश में चरणों का उल्लेख किया जा सकता है: संक्षिप्ति प्राप्त करें, समझ की पुष्टि करें, पहला मसौदा प्रस्तुत करें, फीडबैक एकत्र करें, संशोधन करें, और बंद करें। फ्रीलांसर को क्रम का अनुमान नहीं लगाना चाहिए। अनुमान लगाना समय बर्बाद करता है।

प्रत्यक्ष संदेश त्वरित, निजी प्रश्नों के लिए उपयोगी होते हैं, लेकिन उन्हें मुख्य संग्रह नहीं बनना चाहिए। कार्य को चैनल में रखें, फिर यदि आवश्यक हो तो एक संक्षिप्त नोट के लिए प्रत्यक्ष संदेश का उपयोग करें। यदि फ्रीलांसर पूछता है, “कौन सा संस्करण अंतिम है?” तो उत्तर चैनल इतिहास में बाद में आसानी से मिल जाना चाहिए। मजबूत विश्वास और प्रक्रिया प्रश्नों वाले परियोजनाओं के लिए, आप इसके बारे में भी पढ़ना चाह सकते हैं एक फ्रीलांसर को सुरक्षित रूप से कैसे भर्ती करें, क्योंकि अच्छा प्रबंधन पहले स्लैक संदेश से शुरू होता है।

तीन वस्तुओं के लिए पिन की गई संदेशों का उपयोग करें जिन्हें लोग सबसे पहले भूल जाते हैं: संक्षिप्ति, नवीनतम अनुमोदित मसौदा, और वर्तमान समय सीमा। एक पिन बहुत सारे आगे-पीछे को बचाता है जब फ्रीलांसर एक ब्रेक के बाद लौटता है। एक पिन 10 बार समझाने का काम कर सकता है। यह जादू नहीं है; यह बस संगठन है।

एक दैनिक अपडेट की आदत बनाएं। फ्रीलांसर एक संक्षिप्त नोट पोस्ट कर सकता है जिसमें तीन भाग होते हैं: कल क्या किया गया, आज क्या किया जाएगा, और क्या अवरुद्ध है। यह प्रारूप लेखन, डिज़ाइन, विकास, और संपादन के लिए काम करता है। यह समस्या बनने से पहले छूटे हुए कार्य को भी स्पष्ट करता है। एक प्रबंधक 30 सेकंड में अपडेट पढ़ सकता है और जान सकता है कि परियोजना आगे बढ़ रही है या नहीं।

जहां संभव हो, प्रत्येक कार्य के लिए एक संदेश थ्रेड का उपयोग करें। यदि फ्रीलांसर 5 कार्यों को संभाल रहा है, तो 5 थ्रेड रखें। इससे टिप्पणियाँ सही काम से जुड़ी रहती हैं और अनुमोदन अप्रासंगिक बातचीत के नीचे दब नहीं जाते। एक थ्रेड, एक विषय, एक निर्णय। पर्याप्त साफ।

फाइलें, फीडबैक और अनुमोदन कुशलता से साझा करें

स्लैक संक्षेप, ड्राफ्ट, स्क्रीनशॉट और संशोधित फाइलों के लिए उपयोगी है क्योंकि सब कुछ बातचीत के करीब रहता है। एक ग्राहक चैनल में एक संक्षेप डाल सकता है, फ्रीलांसर से दायरे की पुष्टि करने के लिए कह सकता है, और फिर उसी संदेश के नीचे सीधे एक ड्राफ्ट संलग्न कर सकता है। इस तरह, फीडबैक उस काम के बगल में होता है जिसका वह संदर्भ देता है। यदि आप फीडबैक को एक अलग ईमेल में चिपकाते हैं, तो भ्रम का जोखिम तुरंत बढ़ जाता है।

फीडबैक को ठोस रखें। “इसे बेहतर बनाएं” लिखने के बजाय, कहें “अनुच्छेद 2 में शीर्षक बदलें,” “अनुच्छेद 4 को 20% छोटा करें,” या “छवि 3 को अनुमोदित संस्करण से बदलें।” फ्रीलांसर बिना अनुमान लगाए उस पर कार्रवाई कर सकता है। एक सटीक नोट 4 अस्पष्ट नोट्स से बेहतर है। और यदि परियोजना प्रतिष्ठा और टिप्पणियों पर निर्भर करती है, तो लेख पर फ्रीलांसर की समीक्षाएँएक नज़र डालने लायक है, क्योंकि लिखित फीडबैक की एक लंबी याददाश्त होती है।

अनुमोदनों में एक स्पष्ट संकेत होना चाहिए। “अनुमोदित,” “संशोधन की आवश्यकता है,” या “रोकें” जैसे वाक्यांश चुनें। फ्रीलांसर को 3 अलग-अलग स्थानों से एक स्माइली चेहरा, एक अंगूठा ऊपर, और “ठीक लगता है” संदेश को डिकोड करने के लिए न कहें। थ्रेड में एक अनुमोदन संदेश पर्याप्त है। बेहतर यह है कि फ्रीलांसर से एक वाक्य में यह फिर से कहने के लिए कहें कि क्या अनुमोदित किया गया था इससे पहले कि वह आगे बढ़े।

फाइल साझा करने के लिए भी एक नियम की आवश्यकता होती है। यदि आप एक ही ड्राफ्ट के 6 संस्करण भेजते हैं, तो उन्हें स्पष्ट रूप से तारीखों या संस्करण नंबरों के साथ लेबल करें, और नवीनतम स्वीकृत फ़ाइल को पिन करें। जब कोई पूछता है कि कौन सी फ़ाइल लाइव होनी चाहिए, तो इससे समय की बचत होती है। एक व्यावहारिक उदाहरण: एक लेखक संशोधन के बाद "homepage-copy-v3" भेजता है, फिर ग्राहक उसी थ्रेड में "प्रकाशन के लिए स्वीकृत" का उत्तर देता है। किसी को बाद में अंतिम फ़ाइल के लिए खोजने की आवश्यकता नहीं होती।

कुछ परियोजनाओं को स्लैक के बाहर एक साझा संदर्भ फ़ोल्डर की आवश्यकता होती है, लेकिन स्लैक को फ़ाइल के बारे में बातचीत को बनाए रखना चाहिए। महत्वपूर्ण नोट्स को केवल अटैचमेंट पूर्वावलोकन के अंदर नहीं रहना चाहिए। यदि फ्रीलांसर एक PDF पर टिप्पणी करता है, तो प्रमुख निर्णय को चैनल में सामान्य पाठ के रूप में कॉपी करें। इससे रिकॉर्ड की सुरक्षा होती है यदि फ़ाइल बाद में बदलती है। यह खोज को भी आसान बनाता है।

काम को ट्रैक करने के लिए स्लैक इंटीग्रेशन का उपयोग करें

इंटीग्रेशन तब मदद करते हैं जब फ्रीलांसर के पास कई चलती हुई चीजें होती हैं, लेकिन केवल उन उपकरणों को चुनें जिन्हें आप वास्तव में चेक करते हैं। एक परियोजना बोर्ड, एक कैलेंडर, और एक फ़ाइल-साझा करने वाला ऐप एक छोटे प्रोजेक्ट के लिए पर्याप्त हो सकता है। यदि एक इंटीग्रेशन अतिरिक्त अलर्ट बनाता है जिन्हें कोई नहीं पढ़ता, तो यह शोर बन जाता है। एक शांत प्रणाली 5 शोर वाली प्रणालियों से बेहतर है।

प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण कार्य अपडेट को स्लैक में पोस्ट कर सकते हैं, जिससे ग्राहक बिना अलग रिपोर्ट के स्थिति परिवर्तनों को देख सकता है। यदि वह उपकरण विशेष कनेक्शन का समर्थन करता है, तो “प्रगति में” से “समीक्षा के लिए तैयार” में जाने वाला कार्य स्वचालित रूप से चैनल में दिखाई दे सकता है। कैलेंडर उपकरण दोनों पक्षों को समीक्षा कॉल या डिलीवरी तिथियों के बारे में याद दिला सकते हैं, लेकिन याद दिलाने वाला संदेश अभी भी कार्य थ्रेड की ओर इशारा करना चाहिए ताकि संदर्भ न खो जाए।

फाइल-शेयरिंग इंटीग्रेशन “नवीनतम संस्करण कहाँ है?” समस्या को कम कर सकते हैं, विशेष रूप से जब फ्रीलांसर कई ड्राफ्ट पर काम कर रहा हो। यदि आपकी टीम सामग्रियों को एक साझा फ़ोल्डर में संग्रहीत करती है, तो स्लैक चर्चा की परत के रूप में कार्य कर सकता है जबकि फ़ोल्डर दस्तावेज़ों को रखता है। यह विभाजन एक डिज़ाइनर, लेखक, या संपादक के लिए अच्छा काम करता है। एक रचनात्मक कार्यप्रवाह पर एक संबंधित कोण के लिए, डिजाइनरों के लिए फ्रीलांसएक उपयोगी तुलना बिंदु प्रदान करता है।

आपके पास मौजूद हर ऐप को कनेक्ट न करें। 2 या 3 इंटीग्रेशन के साथ एक सेटअप को बनाए रखना किसी भी जांच न करने वाले उपकरणों के अव्यवस्थित ढेर की तुलना में आसान है। यदि फ्रीलांसर से प्रत्येक मील के पत्थर के बाद कार्य बोर्ड को अपडेट करने की अपेक्षा की जाती है, तो उस नियम को स्पष्ट करें और इसे पहले सप्ताह में परीक्षण करें। एक विफल इंटीग्रेशन एक दिन बर्बाद करने के लिए पर्याप्त है।

उद्देश्य के साथ याद दिलाने का उपयोग करें। एक याद दिलाने वाला संदेश फ्रीलांसर से स्थिति अपडेट पोस्ट करने के लिए कह सकता है, ग्राहक को एक ड्राफ्ट की समीक्षा करने के लिए प्रेरित कर सकता है, या 24 घंटे पहले एक समय सीमा को चिह्नित कर सकता है। मूल्य स्वयं अलर्ट में नहीं है। मूल्य मैनुअल फॉलो-अप की आवश्यकता को कम करने में है।

संचार नियम और प्रतिक्रिया अपेक्षाएँ निर्धारित करें

Slack तब सबसे अच्छा काम करता है जब दोनों पक्ष सीमाओं को जानते हैं। कार्य समय, प्रतिक्रिया समय, और उस प्रकार के संदेश को परिभाषित करें जो तात्कालिक उत्तर के योग्य है। यदि फ्रीलांसर 10:00 से 18:00 तक काम करता है, तो मध्यरात्रि का संदेश इंतजार करना चाहिए जब तक कि प्रोजेक्ट तत्काल न हो। यह सीमा महत्वपूर्ण है।

प्रतिक्रिया की अपेक्षा को Slack में लिखें, केवल अनुबंध में नहीं। उदाहरण के लिए, पिन किए गए संदेश में एक छोटा पाठ कह सकता है: “रूटीन संदेशों का उत्तर एक व्यावसायिक दिन के भीतर दिया जाता है; तत्काल अवरोधों का उत्तर कार्य समय के दौरान 2 घंटे के भीतर दिया जाता है।” संख्याएँ महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे बाद में बहस को रोकती हैं। यदि समय सीमा बदलती है, तो उसी दिन पिन को अपडेट करें। पुरानी नियमों को बासी ब्रेड की तरह वहाँ न बैठने दें।

अनुरोधों के लिए एक संदेश प्रारूप सेट करें। एक सरल टेम्पलेट मदद करता है: कार्य, समय सीमा, फ़ाइल, और अगली कार्रवाई। एक ग्राहक जो “कृपया गुरुवार तक अनुभाग 2 को अपडेट करें, ड्राफ्ट संलग्न है, यदि आपको संदर्भ पाठ की आवश्यकता हो तो मुझे बताएं” भेजता है, वह फ्रीलांसर को काम करने के लिए पर्याप्त जानकारी देता है। एक संदेश जो केवल कहता है “क्या आप इसे देख सकते हैं?” 3 फॉलो-अप प्रश्न उत्पन्न करता है। यह समय की लागत है।

उत्कर्ष नियम स्पष्ट होने चाहिए। यदि कोई कार्य 1 दिन से अधिक समय के लिए अवरुद्ध है, तो फ्रीलांसर चैनल में पोस्ट करता है और ग्राहक को टैग करता है। यदि 2 संदेशों के बाद संशोधन अनुरोध स्पष्ट नहीं है, तो पक्ष एक छोटे कॉल पर कूदते हैं। एक कॉल 20 संदेशों को बचा सकता है, विशेष रूप से जब स्वर फिसलने लगता है। उन परियोजनाओं के लिए जिन्हें साइट अनुशासन की आवश्यकता होती है,24freelance.pro साइट के नियम। फ्रीलांसपृष्ठ एक उपयोगी अनुस्मारक है कि संरचना लचीलापन की दुश्मन नहीं है।

टोन का सम्मान करें। स्लैक लोगों को तेजी से टाइप करने के लिए प्रेरित करता है, और तेज़ टेक्स्ट अनजाने में तेज़ लग सकता है। एक सीधा वाक्य लंबी भटकाव का कारण बन सकता है। यदि कोई नोट तनावपूर्ण लगता है, तो भेजने से पहले उसे फिर से लिखें। वह छोटा सा विराम अनावश्यक friction को रोकता है।

प्रगति की निगरानी करें और परियोजनाओं को समय पर रखें

स्लैक में प्रगति की निगरानी हल्की महसूस होनी चाहिए, न कि निगरानी की तरह। हर दिन एक ही समय पर या सप्ताह में 3 बार नियमित चेक-इन के लिए पूछें, काम के आधार पर। एक सुसंगत चेक-इन फ्रीलांसर को काम पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है, बजाय इसके कि अगला अपडेट कब आएगा, इसका अनुमान लगाने के। अधिकांश परियोजनाओं के लिए एक छोटा “हो गया, अगला, अवरुद्ध” संदेश पर्याप्त है।

मील के पत्थर को चिह्नित करने के लिए अनुस्मारक का उपयोग करें। यदि फ्रीलांसर को शुक्रवार को एक ड्राफ्ट देने की आवश्यकता है, तो गुरुवार की दोपहर के लिए एक अनुस्मारक सेट करें ताकि समस्याओं को जल्दी से सामने लाने का समय हो। यदि एक समीक्षा चरण ग्राहक पर निर्भर है, तो ग्राहक को उसी थ्रेड में अगली कार्रवाई पोस्ट करनी चाहिए। स्लैक को जिम्मेदारी की श्रृंखला दिखानी चाहिए। अन्यथा, कोई भी नोटिस किए बिना एक परियोजना रुक सकती है।

स्थिति अपडेट परियोजना को दृश्य बनाए रखने में मदद करते हैं। “ड्राफ्टिंग,” “फीडबैक की प्रतीक्षा,” या “अंतिम समीक्षा” जैसी स्थिति बहुत सारे अनुमान को बचाती है। एक फ्रीलांसर जो प्रत्येक चरण के बाद स्थिति बदलता है, ग्राहक को बिना बैठक के प्रगति का त्वरित दृश्य देता है। छोटा संकेत, बड़ी स्पष्टता। यही कारण है कि स्थिति अपडेट लंबे भाषणों से अधिक महत्वपूर्ण होते हैं।

प्रत्येक मीलस्टोन के लिए एक चैनल पोस्ट का उपयोग करें, हर छोटे बदलाव के लिए एक पोस्ट नहीं। यदि एक लोगो ड्राफ्ट 80% पूरा है, तो फ्रीलांसर को हर रंग के बदलाव की घोषणा करने की आवश्यकता नहीं है। चैनल को उन क्षणों के लिए बचाएं जो कार्यक्रम या निर्णय पथ को बदलते हैं। चैनल को एक नज़र में पढ़ा जा सकने योग्य होना चाहिए। यदि ऐसा नहीं है, तो प्रक्रिया बहुत शोर वाली है।

कई योगदानकर्ताओं के साथ अधिक जटिल कार्य के लिए, एक साझा कार्यक्षेत्र ग्राहक को यह देखने में मदद कर सकता है कि कौन किसके लिए जिम्मेदार है। यहीं पर संरचना व्यक्तित्व से अधिक महत्वपूर्ण हो जाती है। एक फ्रीलांसर जो प्रगति को स्पष्ट रूप से पोस्ट करता है, उसे प्रबंधित करना आसान होता है, और जो ग्राहक दिन में एक बार सही चैनल की जांच करता है, वह देरी को चूकने की संभावना कम होती है।

कार्य बंद करें, वार्तालापों को संग्रहित करें, और प्रक्रिया में सुधार करें

जब परियोजना समाप्त हो जाए, तो इसे स्लैक में एक अंतिम संदेश के साथ बंद करें जो बताता है कि क्या दिया गया, क्या स्वीकृत हुआ, और क्या खुला है। यदि कोई खुली वस्तुएं नहीं हैं, तो इसे स्पष्ट रूप से कहें। फिर अंतिम निर्णय या अंतिम फ़ाइल स्थान को थोड़े समय के लिए पिन करें ताकि इसे बाद में ढूंढना आसान हो। एक अंतिम साफ संदेश 2 सप्ताह बाद एक गंदे खोज को बचा सकता है।

जब काम समाप्त हो जाए, तो चैनलों को संग्रहित करें, लेकिन पहले प्रमुख निर्णयों को सहेजने से नहीं। एक चैनल संग्रह में संक्षिप्त, अंतिम स्वीकृति, और किसी भी परिवर्तन को शामिल करना चाहिए जो परियोजना के मध्य में सामने आया। यह रिकॉर्ड मदद करता है यदि वही फ्रीलांसर दूसरे दौर के लिए लौटता है। यह भी मदद करता है यदि ग्राहक को यह समझाने की आवश्यकता होती है कि एक विकल्प क्यों बनाया गया। लोग विवरणों को तेजी से भूल जाते हैं जितना वे स्वीकार करते हैं।

बंद करने के बाद, प्रक्रिया की समीक्षा करें एक ठोस प्रश्न के साथ: काम को धीमा करने वाली चीज़ क्या थी? शायद फीडबैक 4 अलग-अलग संदेशों में आया। शायद चैनल के नाम बहुत अस्पष्ट थे। शायद अनुमोदनों में कोई निश्चित वाक्यांश नहीं था। उस एक चीज़ को ठीक करें जिसने सबसे अधिक friction पैदा किया। यही है कि Slack समय के साथ कैसे बेहतर होता है। पहले छोटी सुधार।

यदि अगला प्रोजेक्ट उसी फ्रीलांसर का उपयोग करेगा, तो प्रक्रिया के मजबूत हिस्सों को बनाए रखें और कमजोर हिस्सों को काटें। एक साफ चैनल संरचना, एक पिन की गई कार्यप्रवाह, और एक संक्षिप्त प्रतिक्रिया नियम एक नौकरी से दूसरी नौकरी में लगभग बिना किसी अतिरिक्त प्रयास के जा सकते हैं। यदि आप तुलना के लिए एक व्यापक साइट की आदत चाहते हैं, क्लाउड कंप्यूटिंग तकनीक एक उपयोगी समानांतर है क्योंकि दोनों सिस्टम स्पष्ट सेटअप को पुरस्कृत करते हैं, अराजकता को नहीं।

Slack फ्रीलांसर का प्रबंधन स्वयं नहीं करता। ग्राहक यह 3 चीजों के माध्यम से करता है: स्पष्ट चैनल, स्पष्ट नियम, और स्पष्ट फॉलो-थ्रू। एक बार जब ये स्थापित हो जाते हैं, तो यहां तक कि एक छोटी नौकरी को ट्रैक करना, अनुमोदित करना, और बिना नाटक के बंद करना आसान हो जाता है।