Налаштування автоматичної розсилки рахунків постачальникам з е-підписом

Ведемо розрахунки з постачальниками через облікову систему, де вже зберігаються всі дані для формування рахунків-фактур, але сам процес досі виконується вручну: співробітник вивантажує документ, підписує його і надсилає листом. Хочемо прибрати цей ручний етап і побудувати ланцюжок, у якому документ формується автоматично прямо з облікової системи, підписується електронним підписом без участі людини і надходить потрібному постачальнику за заздалегідь заданим розкладом.

Важливо не лише надіслати документ, а й розуміти, що відбувається далі: чи отримав постачальник файл, чи підписав його у відповідь, чи не завис процес на якомусь етапі. Потрібен статус по кожному надісланому рахунку та сповіщення, якщо підписання затримується довше встановленого терміну — щоб бухгалтерія дізнавалася про проблему одразу, а не через місяць під час звірки взаєморозрахунків. Окремо цікавить повторна відправка при збої доставки та журнал, за яким можна відновити історію кожного документа для аудиту.

Відкриті до різних технічних рішень, якщо результат стабільно працюватиме без щоденного ручного контролю. Розкажіть про подібні проєкти з автоматизації документообігу з постачальниками.

Що потрібно в результаті:
— автоматичне формування рахунків з даних облікової системи
— підписання електронним підписом без ручних операцій
— розсилка за розкладом з фіксацією статусу
— сповіщення про затримки підписання та збої відправлення
— журнал надісланих документів для аудиту